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Introduzione

E' possibile accedere al Planning cliccando sulla sezione "Planning" nel menù principale:

Una volta selezionato un utente dalla barra di ricerca, avrai a disposizione la seguente colonna sulla parte destra della schermata che ti aiuterà ad avere il quadro generale del cliente selezionato:

• FUTURE: tutte le attività del cliente prenotate e presenti nel planning da oggi in poi
• PASSATE: tutte le attività già effettuate
• DA SALDARE: tutte le attività prenotate ancora da saldare

Cliccando su una delle attività evidenziate, avrai la possibilità di modificare o eliminare la prenotazione effettuata.

Gestione delle prenotazioni Corsi

Nuova prenotazione singola

Dalla sezione "Planning", procedi con i seguenti passaggi per prenotare una nuova lezione:

• Ricerca il cliente che desideri prenotare, andando a ricercare il nominativo nella barra di ricerca :
• Clicca sulla voce a calendario "CORSI", per visualizzare l'intero planning dei corsi disponibili
• Clicca all'interno della lezione che desideri prenotare

Nota: Il planning è allineato il maniera istantanea al portale Web e App.

• Clicca su "Conferma Iscrizione"

Nuova prenotazione Multipla

• Inserendo la prenotazione del cliente, puoi cliccare su "Prenotazione Multipla":

• Scegli i giorni e gli orari che desideri prenotare, selezionando un periodo di validità oppure scegliendo la disponibilità per le prossime x lezioni
• Clicca su "Cerca"

• Seleziona le lezioni che desideri prenotare, puoi andare cliccare su "Seleziona tutte"
• Clicca sul pulsante verde "Prenota lezioni selezionate"

Prenota con un click

Selezionando la funzione "Prenota con un click", avrai la possibilità di effettuare la prenotazione semplicemente cliccando nella casella del corso, senza nessuna schermata di conferma.

Questa funzionalità ti permetterà di effettuare una o più prenotazioni più velocemente.

Gestione attività su Appuntamento

Nuovo appuntamento

Individua il calendario interessato nel menù orizzontale e clicca su uno slot orario disponibile.

Digita il nome dell’utente da prenotare e selezionalo dai risultati della ricerca.

Scegli la tipologia di appuntamento fra le attività alle quali l'utente selezionato è abilitato cliccando sul tasto +.

Verifica i dati della prenotazione:

• data e ora dell'appuntamento
• istruttore selezionato
• opzionale: aggiungi un promemoria all’istruttore nel campo Note

E salva la prenotazione cliccando sul tasto Conferma.

La prenotazione appena creata sarà immediatamente visibile nel calendario dell’istruttore, anche sull'app Staff.

Impostazione delle prenotazioni

nelle configurazioni del tuo centro è possibile parametrizzare le regole per le prenotazioni

• numero massimo prenotazioni Definisce il numero massimo di prenotazioni consecutive per singolo utente. È possibile sovrascrivere questa impostazione impostando i limiti all'interno dei singoli abbonamenti.
  
• Limite giorni prenotazione in anticipo Indica il limite massimo in giorni di prenotazione in anticipo. È possibile sovrascrivere questa impostazione impostando i limiti all'interno dei singoli abbonamenti.
  
• Limite prenotazioni giornaliere/Settimanali Consente di impostare quante prenotazioni un utente puù prendere nello stesso giorno / settimana. È possibile sovrascrivere questa impostazione impostando i limiti all'interno dei singoli abbonamenti.
  
• abilita cancellazione e limite di ore per la cancellazione specifica se gli utenti possono annullare in autonomia appuntamenti e prenotazioni, da portale web e app mobile, e fino a quante ore prima dell'inizio dell'attività. Se attivo, è possibile sovrascrivere il limite orario per la cancellazione impostandolo all'interno dei singoli corsi o attività su appuntamento.
  
• Limite minuti di ripensamento Richiede "Abilita cancellazione". Specifica entro quanti minuti dal momento della prenotazione un utente può annullare un appuntamento o iscrizione a una lezione. Superato questo limite si applicano le regole previste dal "Limite ore cancellazione".
  
• Limite prenotazioni prenota-e-paga utenti finali Consente di impostare un limite di prenotazioni senza un abbonamento valido, per le attività per cui è attiva la funzionalità "Prenota e concludi la vendita in seguito (App/My/Totem)".
  

Come impedisco agli utenti di prenotarsi alle lezioni nel periodo di chiusura del centro?

Per evitare che gli utenti possano prenotarsi durante il periodo di chiusura è necessario rimuovere le lezioni pianificate dal planning corsi.
Per farlo entra in Configurazioni => Attività del centro => Corsi, seleziona il corso tra quelli disponibili nell'elenco e apri la scheda Planning.
Nell'elenco dei planning finora configurati seleziona quello che comprende il periodo di chiusura e clicca sul tasto Inserisci modifica parziale.

Inserisci le date di inizio e fine della modifica parziale, che corrisponderanno al tuo periodo di chiusura.

Una volta confermata la creazione della modifica parziale, seleziona il nuovo periodo della lista dei planning disponibili ed elimina le lezioni contenute cliccando sull'icona "cestino" di fianco ad ognuna.
Conferma l'operazione con la spunta ✓ in alto a destra.

Visualizzazione vendite collegate ad una prenotazione

Dal planning delle prenotazioni è possibile, facendo click sull'attività prenotata, visualizzare tutte le attività ad essa correlate, come

• accessi effettuati
• prenotazioni fatte

E le vendite che sono state fatte per poter effettuare quella prenotazione

Configurare un calendario per i corsi Outdoor

Per configurare un calendario dedicato ad una particolare categoria di corsi, procedere come di seguito:

1) Configurare la nuova risorsa Outdoor, andando al percorso CONFIGURAZIONI > IL TUO CENTRO > SALE

Aggiungere la nuova risorsa cliccando sul tasto rosso +

2) Assegnare la risorsa alle lezioni del corso interessato, andando al percorso CONFIGURAZIONI > ATTIVITA' DEL CENTRO > CORSI

Selezionare il corso e spostarsi sul menù PLANNING, associando la risorsa precedentemente creata:

3) Creare il calendario dedicato, andando al percorso CONFIGURAZIONI > ATTIVITA' DEL CENTRO > GESTIONE CALENDARI

Aggiungere il nuovo calendario cliccando il tasto rosso + ed associare la risorsa precendemente creata nella sezione AGGIUNGI SINGOLE RISORSE:

Con questa modalità il corso avrà un proprio calendario dedicato per la gestione delle prenotazioni, mantenendo comunque la pianificazione anche nel calendario Corsi generale.

Modalita' Prenota e Paga

Questa opzione consente di gestire le prenotazioni con la modalità post-pagato; può essere attivato al percorso CONFIGURAZIONI > ATTIVITA' DEL CENTRO > CORSI/APPUNTAMENTI, selezionando la voce IMPOSTAZIONI AVANZATE

L'abilitazione di questa modalità consente all'utente di prenotarsi al corso/appuntamento senza l'acquisto di un pacchetto prepagato. Al momento della prenotazione, dal desk, il sistema specificherà che l'abilitazione dovrà essere acquistata successivamente, con la modalità preferita:

E' possibile effettuare una ricerca per verificare la presenza di prenotazioni da saldare direttamente dal planning, inserendo nel motore di ricerca il nome dell'utente; se presenti, un pop up evidenzierà quelle insolute:

consentendo l'accesso diretto alla sezione Vendite per il pagamento:

Planning corsi Separato per sale

Premessa

A volte è necessario dividere il calendario CORSI per visualizzare i corsi divisi per sala di appartenenza. Ad esempio corsi in piscina e corsi nelle sale. Cio' è possibile creando le SALE ed associandole al corso.

1. Creare le SALE

Prima di tutto dobbiamo creare le nostre SALE da con il tasto +:

 Il tuo centro ➔ Sale

Successivamente dobbiamo associare le sale ai corsi:

2. Creare il nuovo calendario

Per creare i due calendari basta crearne di nuovi con il tasto + da:

Attività del centro ➔ Gestione Calendari 

Una volta salvato potrai decidere:

• nome: è il nome del calendario,
• descrizione: è una descrittiva del calendario per uso interno,
• giorni da mostrare: è il numero di giorni che vogliamo mostrare contemporaneamente,
• tipo risorsa/aggiungi singole risorse: sono le risorse che vogliamo visualizzare, (nel nostro esempio dobbiamo associare una delle due sale)
• Profili utente abilitati al calendario: sono gli utenti che possono vedere il calendario (tutti gli operatori che dovranno prenotare gli utenti).

I corsi saranno visibili separatamente dalla sezione planning: