Gestione Lista Attesa Modulo Web

La gestione della lista di attesa è un’indicazione per il personale della reception delle persone che possono essere iscritte una volta che i posti vengono liberati. Nel momento in cui una persona disdice la prenotazione, si può prevedere l’invio di un messaggio all’operatore o al primo utente in lista d’attesa (via e-mail o sms): nel caso di promemoria all’operatore, viene visualizzato un messaggio (che sarà essere gestito dal primo operatore che lo prende in carico), nel caso di invio di e-mail o sms il primo utente in lista d’attesa viene automaticamente inserito ed avvisato (senza conferma di iscrizione da parte dell’utente stesso). L’iscrizione equivale quindi ad una iscrizione effettuata direttamente dall’utente con le conseguenze previste dal centro nel caso esso non si presenti.

Istruzioni

Per configurare il comportamento del programma per uno specifico servizio a prenotazione è necessario accedere in: Gymnasium --> Ritorna al menù principale --> Visualizza --> Programmazione --> Definizione servizi --> Servizi a prenotazione ed impostare per il servizio l’opzione desiderata dal riquadro rosso dell’immagine seguente:

Nel caso si liberino uno o più posti, per la gestione della lista di attesa dei servizi a prenotazione è possibile impostare uno tra i seguenti automatismi:

• Manuale: questa è l’impostazione standard. Nel caso si liberino uno o più posti prima dell’inizio della lezione,gli eventuali utenti in lista di attesa dovranno essere scelti ed inseriti manualmente dagli operatori direception.

• Promemoria all’operatore: verrà inviato un messaggio a tutti gli operatori di Gymnasium per notificare la presenza e la lista degli utenti in lista di attesa per una lezione che presenta dei posti disponibili. La scelta di quali utenti attingere dalle liste di attesa per iscriverli al corso e l’invio degli avvisi vanno effettuate manualmente dagli operatori di reception.

• E-mail: verranno automaticamente inseriti nella lista degli iscritti un numero di utenti utili a riempire la lezione, attingendo dalla lista di attesa. Verrà data priorità agli utenti iscritti per primi nella lista di attesa, che hanno i requisiti necessari per iscriversi alla lezione e per i quali è possibile notificare via e-mail l’avvenuta iscrizione. Tali utenti prescelti verranno inoltre informati all’indirizzo e-mail primario definito in anagrafica dell’avvenuta registrazione automatica. Gli utenti in lista di attesa per i quali non è possibile effettuare la notifica e-mail (indirizzo e-mail utente errato o assente) oppure che non rispecchiano i requisiti necessari per l’iscrizione (credito non sufficiente a borsellino, mancanza di gettoni da consumare per l’iscrizione) non verranno presi in considerazione.

• E-mail e SMS (almeno uno valido): verranno automaticamente inseriti nella lista degli iscritti un numero di utenti utili a riempire la lezione, attingendo dalla lista di attesa. Verrà data priorità agli utenti iscritti per primi nella lista di attesa, che hanno i requisiti necessari per iscriversi alla lezione e per i quali è possibile notificare via e-mail (all’indirizzo e-mail primario definito in anagrafica) e SMS (sul numero di cellulare primario definito nell’anagrafica) l’avvenuta iscrizione. Tali utenti prescelti verranno inoltre notificati tramite e-mail (all’indirizzo e-mail primario definito in anagrafica) e SMS (sul numero di cellulare primario definito nell’anagrafica) dell’avvenuta registrazione automatica. Gli utenti in lista di attesa per i quali non è possibile effettuare la notifica via e-mail e SMS (numero di cellulare e e-mail errati o assenti) oppure che non rispecchiano i requisiti necessari per l’iscrizione (credito non sufficiente a borsellino, mancanza di gettoni da consumare per l’iscrizione) non verranno presi in considerazione.

• SMS: verranno automaticamente inseriti nella lista degli iscritti un numero di utenti utili a riempire la lezione, attingendo dalla lista di attesa. Verrà data priorità agli utenti iscritti per primi nella lista di attesa, che hanno i requisiti necessari per iscriversi alla lezione e per i quali è possibile notificare via SMS l’avvenuta iscrizione. Tali utenti prescelti verranno inoltre informati via SMS sul numero di cellulare primario definito nell’anagrafica dell’avvenuta registrazione automatica. Gli utenti in lista di attesa per i quali non è possibile effettuare la notifica via SMS (numero di cellulare errato o assente) oppure che non rispecchiano i requisiti necessari per l’iscrizione (credito non sufficiente a borsellino, mancanza di gettoni da consumare per l’iscrizione) non verranno presi in considerazione.

• E-mail o SMS: verranno automaticamente inseriti nella lista degli iscritti un numero di utenti utili a riempire la lezione, attingendoli dalla lista di attesa. Verrà data priorità agli utenti iscritti per primi nella lista di attesa, che hanno i requisiti necessari per iscriversi alla lezione e per i quali è possibile notificare via e-mail (all’indirizzo e-mail primario definito in anagrafica) o in seconda battuta via SMS (sul numero di cellulare primario definito nell’anagrafica) l’avvenuta iscrizione. Tali utenti prescelti verranno inoltre informati tramite e-mail o in seconda battuta via SMS sul numero di cellulare primario definito in anagrafica dell’avvenuta registrazione automatica. Gli utenti in lista di attesa per i quali non è possibile effettuare la notifica via e-mail o SMS (e-mail o numero di cellulare errati o assenti) oppure che non rispecchiano i requisiti necessari per l’iscrizione (credito non sufficiente a borsellino, mancanza di gettoni da consumare per l’iscrizione) non verranno presi in considerazione.

• SMS o E-mail: verranno automaticamente inseriti nella lista degli iscritti un numero di utenti utili a riempire la lezione, attingendoli dalla lista di attesa. Verrà data priorità agli utenti iscritti per primi nella lista di attesa, che hanno i requisiti necessari per iscriversi alla lezione e per i quali è possibile notificare via SMS (sul numero di cellulare primario definito nell’anagrafica) o in seconda battuta via e-mail (all’indirizzo e-mail primario definito in anagrafica) l’avvenuta iscrizione. Tali utenti prescelti verranno inoltre informati tramite SMS sul numero di cellulare primario definito in anagrafica o in seconda battuta via e-mail dell’avvenuta registrazione automatica. Gli utenti in lista di attesa per i quali non è possibile effettuare la notifica via SMS o e-mail (numero di cellulare o e-mail errati o assenti) oppure che non rispecchiano i requisiti necessari per l’iscrizione (credito non sufficiente a borsellino, mancanza di gettoni da consumare per l’iscrizione) non verranno presi in considerazione.

Notifiche Impostazioni

I testi delle varie notifiche sono sotto elencati e non sono modificabili:

Notifica E-mail:

Gentile {CLIENTE},

ti informiamo che sei stato inserito nel corso:

{{NOME_LEZIONE} dalle ore {ORA_INIZIO} alle ore {ORA_FINE} di {DATA_LEZIONE}}

nel caso in cui non potessi partecipare alla lezione oppure fossi iscritto/a contemporaneamente ad un altro corso sei pregato/a di rimuovere la tua prenotazione.

Cordiali saluti. Lo staff di {NOME_AZIENDA}.

Notifica SMS: Ti confermiamo l'iscrizione al corso: {{NOME_LEZIONE} dalle {ORA_INIZIO} alle {ORA_FINE} del {DATA_LEZIONE}}. Cordiali saluti lo staff di {NOME_AZIENDA}.

Notifica Operatore: L'utente {NOMINATIVO_UTENTE} è in lista d'attesa per il servizio {NOME_LEZIONE}, la lezione di {DATA_LEZIONE} dalle ore {ORA_INIZIO} alle ore {ORA_FINE} presenta dei posti disponibili.

Schedulare la Gestione Automatica

Una volta svolte le operazioni sopra descritte va pianificata l’operazione dallo schedulatore.

Chiudere da Gymnasium --> Chiudi, andare su --> Strumenti --> Schedulatore

Cliccare su “Nuova” in alto a destra

Nome: inserire la descrizione “ Gestione lista d’attesa”
Tipo di azione: Avvio programma
Percorso: tipicamente: C:\Program Files (x86)\INFORYOU\INFORYOU MANAGER\Manager\GymWaitingList.exe
Argomenti: 2 4 (es. fra due ore, massimo fra 4)
Finestra temporale nella quale azione 4) significa considera tutte le lezioni che inizieranno fra almeno 2 ore e non oltre 4 ore, quindi se viene lanciato verificare e inserire le persone in lista d’attesa. Es 2 4 (2 spalle 14:00 considererà tutte le lezioni che iniziano nel lasso di tempo che va dalle 16:00 alle 18:00.
Cliccare su “Avanti”

Nella successiva finestra lasciare “Ogni giorno” e cliccare “Prossimo”