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Differenze tra le versioni di "Lista Attesa"

Da TSWiki.
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Filippo.frigo (discussione | contributi)
(→‎Schedulare la Gestione Automatica)
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Versione attuale delle 14:25, 28 set 2021 (visualizza wikitesto)
Erika Stradiotto (discussione | contributi)
(→‎Testo email personalizzato)
 
(30 versioni intermedie di 3 utenti non mostrate)
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= Gestione Lista Attesa Modulo Web =
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= Introduzione =
  
 
La gestione della lista di attesa è un’indicazione per il personale della reception delle persone che possono essere iscritte una volta che i posti vengono liberati.  
 
La gestione della lista di attesa è un’indicazione per il personale della reception delle persone che possono essere iscritte una volta che i posti vengono liberati.  
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di e-mail o sms il primo utente in lista d’attesa viene automaticamente inserito ed avvisato (senza conferma di iscrizione da parte dell’utente stesso).  
 
di e-mail o sms il primo utente in lista d’attesa viene automaticamente inserito ed avvisato (senza conferma di iscrizione da parte dell’utente stesso).  
 
L’iscrizione equivale quindi ad una iscrizione effettuata direttamente dall’utente con le conseguenze previste dal centro nel caso esso non si presenti.
 
L’iscrizione equivale quindi ad una iscrizione effettuata direttamente dall’utente con le conseguenze previste dal centro nel caso esso non si presenti.
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= Istruzioni =
 
= Istruzioni =
  
 
Per configurare il comportamento del programma per uno specifico servizio a prenotazione è necessario accedere in:
 
Per configurare il comportamento del programma per uno specifico servizio a prenotazione è necessario accedere in:
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Gymnasium --> Ritorna al menù principale --> Visualizza --> Programmazione --> Definizione servizi --> Servizi a prenotazione
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'''Gymnasium --> Ritorna al menù principale --> Visualizza --> Programmazione --> Definizione servizi --> Servizi a prenotazione'''
 
ed impostare per il servizio l’opzione desiderata dal riquadro rosso dell’immagine seguente:
 
ed impostare per il servizio l’opzione desiderata dal riquadro rosso dell’immagine seguente:
 
:[[File:Servizi_a_prenotazione.png|link=|503x503px]]
 
:[[File:Servizi_a_prenotazione.png|link=|503x503px]]
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Nel caso si liberino uno o più posti, per la gestione della lista di attesa dei servizi a prenotazione è possibile impostare uno tra i seguenti automatismi:
 
Nel caso si liberino uno o più posti, per la gestione della lista di attesa dei servizi a prenotazione è possibile impostare uno tra i seguenti automatismi:
  
−
• '''Manuale''': questa è l’impostazione standard. Nel caso si liberino uno o più posti prima dell’inizio della lezione,gli eventuali utenti in lista di attesa dovranno essere scelti ed inseriti manualmente dagli operatori direception.
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* '''Manuale''': questa è l’impostazione standard. Nel caso si liberino uno o più posti prima dell’inizio della lezione,gli eventuali utenti in lista di attesa dovranno essere scelti ed inseriti manualmente dagli operatori direception.
  
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• '''Promemoria all’operatore''': verrà inviato un messaggio a tutti gli operatori di Gymnasium per notificare la presenza e la lista degli utenti in lista di attesa per una lezione che presenta dei posti disponibili. La scelta di quali utenti attingere dalle liste di attesa per iscriverli al corso e l’invio degli avvisi vanno effettuate manualmente dagli operatori di reception.
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*  '''Promemoria all’operatore''': verrà inviato un messaggio a tutti gli operatori di Gymnasium per notificare la presenza e la lista degli utenti in lista di attesa per una lezione che presenta dei posti disponibili. La scelta di quali utenti attingere dalle liste di attesa per iscriverli al corso e l’invio degli avvisi vanno effettuate manualmente dagli operatori di reception.
  
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• '''E-mail''': verranno automaticamente inseriti nella lista degli iscritti un numero di utenti utili a riempire la lezione, attingendo dalla lista di attesa. Verrà data priorità agli utenti iscritti per primi nella lista di attesa, che hanno i requisiti necessari per iscriversi alla lezione e per i quali è possibile notificare via e-mail l’avvenuta iscrizione. Tali utenti prescelti verranno inoltre informati all’indirizzo e-mail primario definito in anagrafica dell’avvenuta registrazione automatica. Gli utenti in lista di attesa per i quali non è possibile effettuare la notifica e-mail (indirizzo e-mail utente errato o assente) oppure che non rispecchiano i requisiti necessari per l’iscrizione (credito non sufficiente a borsellino, mancanza di gettoni da consumare per l’iscrizione) non verranno presi in considerazione.
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* '''E-mail''': verranno automaticamente inseriti nella lista degli iscritti un numero di utenti utili a riempire la lezione, attingendo dalla lista di attesa. Verrà data priorità agli utenti iscritti per primi nella lista di attesa, che hanno i requisiti necessari per iscriversi alla lezione e per i quali è possibile notificare via e-mail l’avvenuta iscrizione. Tali utenti prescelti verranno inoltre informati all’indirizzo e-mail primario definito in anagrafica dell’avvenuta registrazione automatica. Gli utenti in lista di attesa per i quali non è possibile effettuare la notifica e-mail (indirizzo e-mail utente errato o assente) oppure che non rispecchiano i requisiti necessari per l’iscrizione (credito non sufficiente a borsellino, mancanza di gettoni da consumare per l’iscrizione) non verranno presi in considerazione.
  
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• '''E-mail e SMS''' (almeno uno valido): verranno automaticamente inseriti nella lista degli iscritti un numero di utenti utili a riempire la lezione, attingendo dalla lista di attesa. Verrà data priorità agli utenti iscritti per primi nella lista di attesa, che hanno i requisiti necessari per iscriversi alla lezione e per i quali è possibile notificare via e-mail (all’indirizzo e-mail primario definito in anagrafica) e SMS (sul numero di cellulare primario definito nell’anagrafica) l’avvenuta iscrizione. Tali utenti prescelti verranno inoltre notificati tramite e-mail (all’indirizzo e-mail primario definito in anagrafica) e SMS (sul numero di cellulare primario definito nell’anagrafica) dell’avvenuta registrazione automatica. Gli utenti in lista di attesa per i quali non è possibile effettuare la notifica via e-mail e SMS (numero di cellulare e e-mail errati o assenti) oppure che non rispecchiano i requisiti necessari per l’iscrizione (credito non sufficiente a borsellino, mancanza di gettoni da consumare per l’iscrizione) non verranno presi in considerazione.
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*  '''E-mail e SMS''' (almeno uno valido): verranno automaticamente inseriti nella lista degli iscritti un numero di utenti utili a riempire la lezione, attingendo dalla lista di attesa. Verrà data priorità agli utenti iscritti per primi nella lista di attesa, che hanno i requisiti necessari per iscriversi alla lezione e per i quali è possibile notificare via e-mail (all’indirizzo e-mail primario definito in anagrafica) e SMS (sul numero di cellulare primario definito nell’anagrafica) l’avvenuta iscrizione. Tali utenti prescelti verranno inoltre notificati tramite e-mail (all’indirizzo e-mail primario definito in anagrafica) e SMS (sul numero di cellulare primario definito nell’anagrafica) dell’avvenuta registrazione automatica. Gli utenti in lista di attesa per i quali non è possibile effettuare la notifica via e-mail e SMS (numero di cellulare e e-mail errati o assenti) oppure che non rispecchiano i requisiti necessari per l’iscrizione (credito non sufficiente a borsellino, mancanza di gettoni da consumare per l’iscrizione) non verranno presi in considerazione.
  
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• '''SMS''': verranno automaticamente inseriti nella lista degli iscritti un numero di utenti utili a riempire la lezione, attingendo dalla lista di attesa. Verrà data priorità agli utenti iscritti per primi nella lista di attesa, che hanno i requisiti necessari per iscriversi alla lezione e per i quali è possibile notificare via SMS l’avvenuta iscrizione. Tali utenti prescelti verranno inoltre informati via SMS sul numero di cellulare primario definito nell’anagrafica dell’avvenuta registrazione automatica. Gli utenti in lista di attesa per i quali non è possibile effettuare la notifica via SMS (numero di cellulare errato o assente) oppure che non rispecchiano i requisiti necessari per l’iscrizione (credito non sufficiente a borsellino, mancanza di gettoni da consumare per l’iscrizione) non verranno presi in considerazione.
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*  '''SMS''': verranno automaticamente inseriti nella lista degli iscritti un numero di utenti utili a riempire la lezione, attingendo dalla lista di attesa. Verrà data priorità agli utenti iscritti per primi nella lista di attesa, che hanno i requisiti necessari per iscriversi alla lezione e per i quali è possibile notificare via SMS l’avvenuta iscrizione. Tali utenti prescelti verranno inoltre informati via SMS sul numero di cellulare primario definito nell’anagrafica dell’avvenuta registrazione automatica. Gli utenti in lista di attesa per i quali non è possibile effettuare la notifica via SMS (numero di cellulare errato o assente) oppure che non rispecchiano i requisiti necessari per l’iscrizione (credito non sufficiente a borsellino, mancanza di gettoni da consumare per l’iscrizione) non verranno presi in considerazione.
  
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• '''E-mail o SMS''': verranno automaticamente inseriti nella lista degli iscritti un numero di utenti utili a riempire la lezione, attingendoli dalla lista di attesa. Verrà data priorità agli utenti iscritti per primi nella lista di attesa, che hanno i requisiti necessari per iscriversi alla lezione e per i quali è possibile notificare via e-mail (all’indirizzo e-mail primario definito in anagrafica) o in seconda battuta via SMS (sul numero di cellulare primario definito nell’anagrafica) l’avvenuta iscrizione. Tali utenti prescelti verranno inoltre informati tramite e-mail o in seconda battuta via SMS sul numero di cellulare primario definito in anagrafica dell’avvenuta registrazione automatica. Gli utenti in lista di attesa per i quali non è possibile effettuare la notifica via e-mail o SMS (e-mail o numero di cellulare errati o assenti) oppure che non rispecchiano i requisiti necessari per l’iscrizione (credito non sufficiente a borsellino, mancanza di gettoni da consumare per l’iscrizione) non verranno presi in considerazione.
+
* '''E-mail o SMS''': verranno automaticamente inseriti nella lista degli iscritti un numero di utenti utili a riempire la lezione, attingendoli dalla lista di attesa. Verrà data priorità agli utenti iscritti per primi nella lista di attesa, che hanno i requisiti necessari per iscriversi alla lezione e per i quali è possibile notificare via e-mail (all’indirizzo e-mail primario definito in anagrafica) o in seconda battuta via SMS (sul numero di cellulare primario definito nell’anagrafica) l’avvenuta iscrizione. Tali utenti prescelti verranno inoltre informati tramite e-mail o in seconda battuta via SMS sul numero di cellulare primario definito in anagrafica dell’avvenuta registrazione automatica. Gli utenti in lista di attesa per i quali non è possibile effettuare la notifica via e-mail o SMS (e-mail o numero di cellulare errati o assenti) oppure che non rispecchiano i requisiti necessari per l’iscrizione (credito non sufficiente a borsellino, mancanza di gettoni da consumare per l’iscrizione) non verranno presi in considerazione.
−
 
+
*  '''SMS o E-mail''': verranno automaticamente inseriti nella lista degli iscritti un numero di utenti utili a riempire la lezione, attingendoli dalla lista di attesa. Verrà data priorità agli utenti iscritti per primi nella lista di attesa, che hanno i requisiti necessari per iscriversi alla lezione e per i quali è possibile notificare via SMS (sul numero di cellulare primario definito nell’anagrafica) o in seconda battuta via e-mail (all’indirizzo e-mail primario definito in anagrafica) l’avvenuta iscrizione. Tali utenti prescelti verranno inoltre informati tramite SMS sul numero di cellulare primario definito in anagrafica o in seconda battuta via e-mail dell’avvenuta registrazione automatica. Gli utenti in lista di attesa per i quali non è possibile effettuare la notifica via SMS o e-mail (numero di cellulare o e-mail errati o assenti) oppure che non rispecchiano i requisiti necessari per l’iscrizione (credito non sufficiente a borsellino, mancanza di gettoni da consumare per l’iscrizione) non verranno presi in considerazione.
−
• '''SMS o E-mail''': verranno automaticamente inseriti nella lista degli iscritti un numero di utenti utili a riempire la lezione, attingendoli dalla lista di attesa. Verrà data priorità agli utenti iscritti per primi nella lista di attesa, che hanno i requisiti necessari per iscriversi alla lezione e per i quali è possibile notificare via SMS (sul numero di cellulare primario definito nell’anagrafica) o in seconda battuta via e-mail (all’indirizzo e-mail primario definito in anagrafica) l’avvenuta iscrizione. Tali utenti prescelti verranno inoltre informati tramite SMS sul numero di cellulare primario definito in anagrafica o in seconda battuta via e-mail dell’avvenuta registrazione automatica. Gli utenti in lista di attesa per i quali non è possibile effettuare la notifica via SMS o e-mail (numero di cellulare o e-mail errati o assenti) oppure che non rispecchiano i requisiti necessari per l’iscrizione (credito non sufficiente a borsellino, mancanza di gettoni da consumare per l’iscrizione) non verranno presi in considerazione.
 
  
 
= Notifiche Impostazioni =
 
= Notifiche Impostazioni =
  
−
''I testi delle varie notifiche sono sotto elencati e non sono modificabili:''
+
''I testi delle varie notifiche sotto elencati sono fissi e non modificabili:''
  
−
'''Notifica E-mail:'''  
+
'''Notifica E-mail:''' <br>
 +
Gentile {CLIENTE},<br>
 +
ti informiamo che sei stato inserito nel corso:<br>
 +
{{NOME_LEZIONE} dalle ore {ORA_INIZIO} alle ore {ORA_FINE} di {DATA_LEZIONE}}<br>
 +
nel caso in cui non potessi partecipare alla lezione oppure fossi iscritto/a contemporaneamente ad un altro corso sei pregato/a di rimuovere la tua prenotazione.<br>
 +
Cordiali saluti. <br>
 +
Lo staff di {NOME_AZIENDA}.
  
−
Gentile {CLIENTE},
 
  
−
ti informiamo che sei stato inserito nel corso:
+
'''Notifica SMS:''' <br>
 +
Ti confermiamo l'iscrizione al corso: {{NOME_LEZIONE} dalle {ORA_INIZIO} alle {ORA_FINE} del {DATA_LEZIONE}}. Cordiali saluti lo staff di {NOME_AZIENDA}.
  
−
{{NOME_LEZIONE} dalle ore {ORA_INIZIO} alle ore {ORA_FINE} di {DATA_LEZIONE}}
 
  
−
nel caso in cui non potessi partecipare alla lezione oppure fossi iscritto/a contemporaneamente ad un altro corso sei pregato/a di rimuovere la tua prenotazione.
+
'''Notifica Operatore:''' <br>
−
 
+
L'utente {NOMINATIVO_UTENTE} è in lista d'attesa per il servizio {NOME_LEZIONE}, la lezione di {DATA_LEZIONE} dalle ore {ORA_INIZIO} alle ore {ORA_FINE} presenta dei posti disponibili.
−
Cordiali saluti.
 
−
Lo staff di {NOME_AZIENDA}.  
 
  
 +
==Modello Email personalizzato==
 +
* Dalla versione 5.20.150 è possibile creare un modello mail personalizzato
  
 +
:[[File:ClipCapIt-210928-142113.PNG|link=]]
  
−
'''Notifica SMS:'''  
+
* Il modello andrà poi specificato in '''Home=> Ritorna a menu principale => Impostazioni => Parametri => Varie''' alla voce '''Modello e-mail per lista attesa automatica'''
−
Ti confermiamo l'iscrizione al corso: {{NOME_LEZIONE} dalle {ORA_INIZIO} alle {ORA_FINE} del {DATA_LEZIONE}}. Cordiali saluti lo staff di {NOME_AZIENDA}.
 
  
 +
:[[File:ClipCapIt-210928-142340.PNG|link=]]
  
−
'''Notifica Operatore:'''  
+
* I campi variabili inseribili nel modello sono:
−
L'utente {NOMINATIVO_UTENTE} è in lista d'attesa per il servizio {NOME_LEZIONE}, la lezione di {DATA_LEZIONE} dalle ore {ORA_INIZIO} alle ore {ORA_FINE} presenta dei posti disponibili.
+
** '''%NOME%''': Nome del cliente
 +
** '''%SERVIZIO%''': Servizio a prenotazione
 +
** '''%DATAPRENOTAZIONE%''': data e ora della prenotazione
 +
** '''%AZIENDA%''': azienda
  
 
= Schedulare la Gestione Automatica =
 
= Schedulare la Gestione Automatica =
  
 
Una volta svolte le operazioni sopra descritte va pianificata l’operazione dallo schedulatore.
 
Una volta svolte le operazioni sopra descritte va pianificata l’operazione dallo schedulatore.
 +
'''Chiudere da Gymnasium --> Chiudi, andare su --> Strumenti --> Schedulatore '''
 +
  
−
Chiudere da Gymnasium --> Chiudi, andare su --> Strumenti --> Schedulatore
 
 
:[[File:nuovo_schedulatore.png|link=|503x503px]]
 
:[[File:nuovo_schedulatore.png|link=|503x503px]]
 +
Cliccare su “'''Nuova'''” in alto a destra<br>
  
−
 
−
Cliccare su “'''Nuova'''” in alto a destra<br>
 
  
 
:[[File:Gestione_lista_d'attesa.png|link=|503x503px]]
 
:[[File:Gestione_lista_d'attesa.png|link=|503x503px]]
−
 
 
'''Nome''': inserire la descrizione “ Gestione lista d’attesa”<br>
 
'''Nome''': inserire la descrizione “ Gestione lista d’attesa”<br>
 
'''Tipo di azione''': Avvio programma<br>
 
'''Tipo di azione''': Avvio programma<br>
−
'''Percorso''': tipicamente: C:\Program Files (x86)\INFORYOU\INFORYOU MANAGER\Manager\GymWaitingList.exe<br>
+
'''Percorso''': tipicamente:  
−
'''Argomenti''': 2 4 (es. fra due ore, massimo fra 4)<br>
+
'''C:\Program Files (x86)\INFORYOU\INFORYOU MANAGER\Manager\GymWaitingList.exe'''
−
Finestra temporale nella quale azione 4) significa considera tutte le lezioni che inizieranno fra almeno 2 ore e non oltre 4 ore, quindi se viene lanciato verificare e inserire le persone in lista d’attesa. Es 2 4 (2 spalle 14:00 considererà tutte le lezioni che iniziano nel lasso di tempo che va dalle 16:00 alle 18:00.<br>
+
'''Argomenti''': 1 168 (es. fra 1 ora, massimo fra 168 )<br>
 +
Finestra temporale nella quale azione 168 ) significa considera tutte le lezioni che inizieranno fra almeno 1 ora e non oltre 168 ore (24h*7gg), quindi se viene lanciato verificare e inserire le persone in lista d’attesa. Es 1 168 (1 alle 14:00 considererà tutte le lezioni che iniziano nel lasso di tempo che va dalle 15:00 fino ai prossimo 7 gg<br>
 
Cliccare su “'''Avanti'''”<br>
 
Cliccare su “'''Avanti'''”<br>
 +
  
 
:[[File:Impostazione_pianificata.png|link=|503x503px]]
 
:[[File:Impostazione_pianificata.png|link=|503x503px]]
 +
Nella successiva finestra lasciare “'''Ogni giorno'''” e cliccare “'''Prossimo'''”<br>
 +
  
−
Nella successiva finestra lasciare “'''Ogni giorno'''” e cliccare “'''Prossimo'''”<br>
 
  
 
:[[File:Dettagli_pianificazione.png|link=|503x503px]]
 
:[[File:Dettagli_pianificazione.png|link=|503x503px]]
−
 
 
Inserire l’orario “ogni giorno dalle ore 6:00 alle ore 16:00, per ogni ora selezionata, esegui anche ad intervalli di 15 minuti”.
 
Inserire l’orario “ogni giorno dalle ore 6:00 alle ore 16:00, per ogni ora selezionata, esegui anche ad intervalli di 15 minuti”.
 
Cliccare su “Fine”
 
Cliccare su “Fine”
  
−
Inserire l’orario di pianificazione dell’attività.
+
''Inserire l’orario di pianificazione dell’attività.
 
Se, ad esempio, il centro ha come orario di apertura 8:00-18:00 e come lasso di tempo per la notifica si impostano i valori 2, 4, una schedulazione corretta potrebbe essere: “ogni giorno dalle ore 6:00 alle ore 16:00, per ogni ora selezionata, esegui anche ad intervalli di 15 minuti”. Schedulazioni fuori dalla fascia oraria 6:00-16:00 non sarebbero utili, perché non vi possono essere lezioni prima delle 8:00 (imposto come ora di inizio 6:00 perché anticipo la pianificazione di 2 ore che sono definite come inizio dell’intervallo della finestra temporale) e non vi possono essere lezioni dopo le 18:00 (anticipo ancora la pianificazione di 2 ore definite come inizio dell’intervallo della finestra temporale).
 
Se, ad esempio, il centro ha come orario di apertura 8:00-18:00 e come lasso di tempo per la notifica si impostano i valori 2, 4, una schedulazione corretta potrebbe essere: “ogni giorno dalle ore 6:00 alle ore 16:00, per ogni ora selezionata, esegui anche ad intervalli di 15 minuti”. Schedulazioni fuori dalla fascia oraria 6:00-16:00 non sarebbero utili, perché non vi possono essere lezioni prima delle 8:00 (imposto come ora di inizio 6:00 perché anticipo la pianificazione di 2 ore che sono definite come inizio dell’intervallo della finestra temporale) e non vi possono essere lezioni dopo le 18:00 (anticipo ancora la pianificazione di 2 ore definite come inizio dell’intervallo della finestra temporale).
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La schedulazione va definita in base alle esigenze e agli orari del centro.
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La schedulazione va definita in base alle esigenze e agli orari del centro.''
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==Minuti di primo controllo==
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* E' possibile gestire '''GymWaitingList''' come minuti al posto di ore: è possibile gestire in minuti solo il primo parametro
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ESEMPIO se desidero controllare le lezioni che partono fra 30 minuti e 148 ore indicherò '''m30 148'''
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:[[File:ClipCapIt-210105-113138.PNG|link=]]
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=Creazione CRM in fase di prenotazione=
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* Dalla versione 5.18.168 quando GymWaitingList toglie l'utente dalla lista d'attesa per inserirlo nella prenotazione, verrà creato un CRM con l'indicazione dell'arrivo di SMS e/o mail
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* Questo permette al club di eseguire delle verifiche dell'effettivo invio di SMS e/o mail di avviso
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:[[File:ClipCapIt-190213-165715.PNG|900px|link]]
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* Ad es. il testo  del CRM legato all'invio dell'SMS sarà:
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Inviato SMS: Passaggio da lista d'attesa a prenotazione. Servizion SPINNING ore 13/02/2019 19:00:00
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* Ad es. il testo  del CRM legato all'invio della mail al cliente sarà:
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Inviata email OGGETTO: Passaggio da lista d'attesa a prenotazione. Servizio SPINNING ore 13/02/2019 19:00:00
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all'indirizzo mario.rossi@libero.it

Versione attuale delle 14:25, 28 set 2021

Indice

  • 1 Introduzione
  • 2 Istruzioni
  • 3 Notifiche Impostazioni
    • 3.1 Modello Email personalizzato
  • 4 Schedulare la Gestione Automatica
    • 4.1 Minuti di primo controllo
  • 5 Creazione CRM in fase di prenotazione

Introduzione

La gestione della lista di attesa è un’indicazione per il personale della reception delle persone che possono essere iscritte una volta che i posti vengono liberati. Nel momento in cui una persona disdice la prenotazione, si può prevedere l’invio di un messaggio all’operatore o al primo utente in lista d’attesa (via e-mail o sms): nel caso di promemoria all’operatore, viene visualizzato un messaggio (che sarà essere gestito dal primo operatore che lo prende in carico), nel caso di invio di e-mail o sms il primo utente in lista d’attesa viene automaticamente inserito ed avvisato (senza conferma di iscrizione da parte dell’utente stesso). L’iscrizione equivale quindi ad una iscrizione effettuata direttamente dall’utente con le conseguenze previste dal centro nel caso esso non si presenti.


Istruzioni

Per configurare il comportamento del programma per uno specifico servizio a prenotazione è necessario accedere in:

Gymnasium --> Ritorna al menù principale --> Visualizza --> Programmazione --> Definizione servizi --> Servizi a prenotazione

ed impostare per il servizio l’opzione desiderata dal riquadro rosso dell’immagine seguente:

Servizi a prenotazione.png


Nel caso si liberino uno o più posti, per la gestione della lista di attesa dei servizi a prenotazione è possibile impostare uno tra i seguenti automatismi:

  • Manuale: questa è l’impostazione standard. Nel caso si liberino uno o più posti prima dell’inizio della lezione,gli eventuali utenti in lista di attesa dovranno essere scelti ed inseriti manualmente dagli operatori direception.
  • Promemoria all’operatore: verrà inviato un messaggio a tutti gli operatori di Gymnasium per notificare la presenza e la lista degli utenti in lista di attesa per una lezione che presenta dei posti disponibili. La scelta di quali utenti attingere dalle liste di attesa per iscriverli al corso e l’invio degli avvisi vanno effettuate manualmente dagli operatori di reception.
  • E-mail: verranno automaticamente inseriti nella lista degli iscritti un numero di utenti utili a riempire la lezione, attingendo dalla lista di attesa. Verrà data priorità agli utenti iscritti per primi nella lista di attesa, che hanno i requisiti necessari per iscriversi alla lezione e per i quali è possibile notificare via e-mail l’avvenuta iscrizione. Tali utenti prescelti verranno inoltre informati all’indirizzo e-mail primario definito in anagrafica dell’avvenuta registrazione automatica. Gli utenti in lista di attesa per i quali non è possibile effettuare la notifica e-mail (indirizzo e-mail utente errato o assente) oppure che non rispecchiano i requisiti necessari per l’iscrizione (credito non sufficiente a borsellino, mancanza di gettoni da consumare per l’iscrizione) non verranno presi in considerazione.
  • E-mail e SMS (almeno uno valido): verranno automaticamente inseriti nella lista degli iscritti un numero di utenti utili a riempire la lezione, attingendo dalla lista di attesa. Verrà data priorità agli utenti iscritti per primi nella lista di attesa, che hanno i requisiti necessari per iscriversi alla lezione e per i quali è possibile notificare via e-mail (all’indirizzo e-mail primario definito in anagrafica) e SMS (sul numero di cellulare primario definito nell’anagrafica) l’avvenuta iscrizione. Tali utenti prescelti verranno inoltre notificati tramite e-mail (all’indirizzo e-mail primario definito in anagrafica) e SMS (sul numero di cellulare primario definito nell’anagrafica) dell’avvenuta registrazione automatica. Gli utenti in lista di attesa per i quali non è possibile effettuare la notifica via e-mail e SMS (numero di cellulare e e-mail errati o assenti) oppure che non rispecchiano i requisiti necessari per l’iscrizione (credito non sufficiente a borsellino, mancanza di gettoni da consumare per l’iscrizione) non verranno presi in considerazione.
  • SMS: verranno automaticamente inseriti nella lista degli iscritti un numero di utenti utili a riempire la lezione, attingendo dalla lista di attesa. Verrà data priorità agli utenti iscritti per primi nella lista di attesa, che hanno i requisiti necessari per iscriversi alla lezione e per i quali è possibile notificare via SMS l’avvenuta iscrizione. Tali utenti prescelti verranno inoltre informati via SMS sul numero di cellulare primario definito nell’anagrafica dell’avvenuta registrazione automatica. Gli utenti in lista di attesa per i quali non è possibile effettuare la notifica via SMS (numero di cellulare errato o assente) oppure che non rispecchiano i requisiti necessari per l’iscrizione (credito non sufficiente a borsellino, mancanza di gettoni da consumare per l’iscrizione) non verranno presi in considerazione.
  • E-mail o SMS: verranno automaticamente inseriti nella lista degli iscritti un numero di utenti utili a riempire la lezione, attingendoli dalla lista di attesa. Verrà data priorità agli utenti iscritti per primi nella lista di attesa, che hanno i requisiti necessari per iscriversi alla lezione e per i quali è possibile notificare via e-mail (all’indirizzo e-mail primario definito in anagrafica) o in seconda battuta via SMS (sul numero di cellulare primario definito nell’anagrafica) l’avvenuta iscrizione. Tali utenti prescelti verranno inoltre informati tramite e-mail o in seconda battuta via SMS sul numero di cellulare primario definito in anagrafica dell’avvenuta registrazione automatica. Gli utenti in lista di attesa per i quali non è possibile effettuare la notifica via e-mail o SMS (e-mail o numero di cellulare errati o assenti) oppure che non rispecchiano i requisiti necessari per l’iscrizione (credito non sufficiente a borsellino, mancanza di gettoni da consumare per l’iscrizione) non verranno presi in considerazione.
  • SMS o E-mail: verranno automaticamente inseriti nella lista degli iscritti un numero di utenti utili a riempire la lezione, attingendoli dalla lista di attesa. Verrà data priorità agli utenti iscritti per primi nella lista di attesa, che hanno i requisiti necessari per iscriversi alla lezione e per i quali è possibile notificare via SMS (sul numero di cellulare primario definito nell’anagrafica) o in seconda battuta via e-mail (all’indirizzo e-mail primario definito in anagrafica) l’avvenuta iscrizione. Tali utenti prescelti verranno inoltre informati tramite SMS sul numero di cellulare primario definito in anagrafica o in seconda battuta via e-mail dell’avvenuta registrazione automatica. Gli utenti in lista di attesa per i quali non è possibile effettuare la notifica via SMS o e-mail (numero di cellulare o e-mail errati o assenti) oppure che non rispecchiano i requisiti necessari per l’iscrizione (credito non sufficiente a borsellino, mancanza di gettoni da consumare per l’iscrizione) non verranno presi in considerazione.

Notifiche Impostazioni

I testi delle varie notifiche sotto elencati sono fissi e non modificabili:

Notifica E-mail:
Gentile {CLIENTE},
ti informiamo che sei stato inserito nel corso:
{{NOME_LEZIONE} dalle ore {ORA_INIZIO} alle ore {ORA_FINE} di {DATA_LEZIONE}}
nel caso in cui non potessi partecipare alla lezione oppure fossi iscritto/a contemporaneamente ad un altro corso sei pregato/a di rimuovere la tua prenotazione.
Cordiali saluti.
Lo staff di {NOME_AZIENDA}.


Notifica SMS:
Ti confermiamo l'iscrizione al corso: {{NOME_LEZIONE} dalle {ORA_INIZIO} alle {ORA_FINE} del {DATA_LEZIONE}}. Cordiali saluti lo staff di {NOME_AZIENDA}.


Notifica Operatore:
L'utente {NOMINATIVO_UTENTE} è in lista d'attesa per il servizio {NOME_LEZIONE}, la lezione di {DATA_LEZIONE} dalle ore {ORA_INIZIO} alle ore {ORA_FINE} presenta dei posti disponibili.

Modello Email personalizzato

  • Dalla versione 5.20.150 è possibile creare un modello mail personalizzato
ClipCapIt-210928-142113.PNG
  • Il modello andrà poi specificato in Home=> Ritorna a menu principale => Impostazioni => Parametri => Varie alla voce Modello e-mail per lista attesa automatica
ClipCapIt-210928-142340.PNG
  • I campi variabili inseribili nel modello sono:
    • %NOME%: Nome del cliente
    • %SERVIZIO%: Servizio a prenotazione
    • %DATAPRENOTAZIONE%: data e ora della prenotazione
    • %AZIENDA%: azienda

Schedulare la Gestione Automatica

Una volta svolte le operazioni sopra descritte va pianificata l’operazione dallo schedulatore.

Chiudere da Gymnasium --> Chiudi, andare su --> Strumenti --> Schedulatore 


Nuovo schedulatore.png

Cliccare su “Nuova” in alto a destra


Gestione lista d'attesa.png

Nome: inserire la descrizione “ Gestione lista d’attesa”
Tipo di azione: Avvio programma
Percorso: tipicamente:

C:\Program Files (x86)\INFORYOU\INFORYOU MANAGER\Manager\GymWaitingList.exe

Argomenti: 1 168 (es. fra 1 ora, massimo fra 168 )
Finestra temporale nella quale azione 168 ) significa considera tutte le lezioni che inizieranno fra almeno 1 ora e non oltre 168 ore (24h*7gg), quindi se viene lanciato verificare e inserire le persone in lista d’attesa. Es 1 168 (1 alle 14:00 considererà tutte le lezioni che iniziano nel lasso di tempo che va dalle 15:00 fino ai prossimo 7 gg
Cliccare su “Avanti”


Impostazione pianificata.png

Nella successiva finestra lasciare “Ogni giorno” e cliccare “Prossimo”


Dettagli pianificazione.png

Inserire l’orario “ogni giorno dalle ore 6:00 alle ore 16:00, per ogni ora selezionata, esegui anche ad intervalli di 15 minuti”. Cliccare su “Fine”

Inserire l’orario di pianificazione dell’attività. Se, ad esempio, il centro ha come orario di apertura 8:00-18:00 e come lasso di tempo per la notifica si impostano i valori 2, 4, una schedulazione corretta potrebbe essere: “ogni giorno dalle ore 6:00 alle ore 16:00, per ogni ora selezionata, esegui anche ad intervalli di 15 minuti”. Schedulazioni fuori dalla fascia oraria 6:00-16:00 non sarebbero utili, perché non vi possono essere lezioni prima delle 8:00 (imposto come ora di inizio 6:00 perché anticipo la pianificazione di 2 ore che sono definite come inizio dell’intervallo della finestra temporale) e non vi possono essere lezioni dopo le 18:00 (anticipo ancora la pianificazione di 2 ore definite come inizio dell’intervallo della finestra temporale). La schedulazione va definita in base alle esigenze e agli orari del centro.

Minuti di primo controllo

  • E' possibile gestire GymWaitingList come minuti al posto di ore: è possibile gestire in minuti solo il primo parametro
ESEMPIO se desidero controllare le lezioni che partono fra 30 minuti e 148 ore indicherò m30 148
ClipCapIt-210105-113138.PNG

Creazione CRM in fase di prenotazione

  • Dalla versione 5.18.168 quando GymWaitingList toglie l'utente dalla lista d'attesa per inserirlo nella prenotazione, verrà creato un CRM con l'indicazione dell'arrivo di SMS e/o mail
  • Questo permette al club di eseguire delle verifiche dell'effettivo invio di SMS e/o mail di avviso


link
  • Ad es. il testo del CRM legato all'invio dell'SMS sarà:
Inviato SMS: Passaggio da lista d'attesa a prenotazione. Servizion SPINNING ore 13/02/2019 19:00:00
  • Ad es. il testo del CRM legato all'invio della mail al cliente sarà:
Inviata email OGGETTO: Passaggio da lista d'attesa a prenotazione. Servizio SPINNING ore 13/02/2019 19:00:00
all'indirizzo mario.rossi@libero.it
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