Comunicazioni e crm

Torna a Wellness_in_Cloud

Introduzione e guida all'uso

Scopri come funzionano il CRM e le comunicazioni in Wellness in Cloud!

Comunicazioni dirette - Analisi

Ricerca del Target

L'invio delle comunicazioni dirette viene gestito attraverso la sezione Analisi:

Ho la possibilità di ricercare diverse informazioni rispetto a:

• Utenti: Sono tutte le informazioni che posso gestire nell'anagrafica dell'utente;
• Commerciale: Questa sezione rappresenta la gestione commerciale dell'utente, da qui posso cercare le vendite, le proposte commerciali, e i pagamenti
• Scadenze: Nelle scadenze posso verificare i periodi di scadenza dell'utente, come l'abbonamento, il numero di servizi rimasi
• Planning: Mi permette di visualizzare le prenotazioni del cliente rispetto ai corsi
• Accessi e divieti: Mi permette di fare delle ricerche in base agli accessi del cliente
• Comunicazioni: Mi permette di fare delle ricerche in base a sms, email, notifiche e crm inviati al cliente.

Una volta selezionato il nostro target, posso procedere per l'invio della comunicazione premendo il tasto in basso a destra della schermata.

Avrò un elenco degli utenti che rientrano nei parametri che ho inserito.

Posso gestire le mie informazione nell'area superiore della schermata:

Nel dettaglio:

•  : Permette di inviare nuove comunicazioni dirette;
•  : Permette di creare nuove comunicazioni CRM;
•  : Permette di esportare l'elenco degli utenti in una lista in excell;
•  : Permette di salvare la ricerca, per un uso futuro o ripetitivo;
•  : Permette di personalizzare la griglia dei risultati ottenuti;
•  : Permette di effettuare altre operazioni a seconda della ricerca, es INVIO INVITO APP MY;

comunicazioni Dirette

Posso creare una nuova comunicazione diretta premendo il tasto e selezionando "Nuova comunicazione diretta semplice", in questo modo il sistema mi propone una schermata divisa in due sezioni: nella parte sinistra, l'elenco dei nominativi a cui invierò la mia comunicazione, nella parte destra la comunicazione che voglio inviare:

Analizziamo la parte destra nel dettaglio: Possiamo decidere il canale di comunicazione selezionando nella schermata:

• : L'invio di una notifica attraverso SMS

• : L'invio di una Email attraverso l'editor personalizzato:

• : L'invio attraverso una notifica su "app Wellness in Cloud"

In questa sezione posso anche indicare:

• Titolo : Il nome della notifica
• Immagine : L'immagine della notifica
• Sottotitolo : Un eventuale sottotitolo
• Invia SMS alternativo a notifica push : Questo flag permette di inviare a tutti i clienti che non hanno l'app un sms
• Link Html : un link legato alla notifica

In entrambe le opzioni avrò un promo blocco, dove dovrò inserire la mia comunicazione. Successivamente posso indicare se voglio salvare questo modello per utilizzi successivi, indicando il nome del modello da utilizzare:

Dovrò indicare in che comunicazione rientra la mia comunicazione in base alla normativa sulla privacy:

Posso procedere con l'invio tramite il tasto

Nella schermata successiva visualizzerò un anteprima della comunicazione da inviare, che potrò inviare tramite il tasto e successivamente premendo il tasto conferma:

Comunicazioni Dirette Video

Scopri come inviare comunicazioni SMS, email o notifiche push direttamente ai tuoi utenti.

Webinar: comunicazioni dirette

Qui trovi la registrazione del nostro webinar sulle comunicazioni.

Altro

É possibile dopo aver selezionato il target inviare, cliccando sul tasto  :

• L'invio dell'invito all'app My:

Cliccando su 'Invia':

Cliccando su 'ok':

• Aggiornare il consenso al trattamento dati

Invito Invito App My

Per inviare il link da cui l'utente attiva l'app MY si procede in due modalità: - Invio singolo da anagrafica

- Invito massivo da analisi Utenti

comunicazioni CRM

Premendo sul tasto posso creare un operazione in CRM al target selezionato, impostando:

• Tipo comunicazione: É il tipo dell'azione CRM (per creare nuove azioni puoi seguire la guida: Configurazione CRM)
• Testo: É il testo della comunicazione in CRM agli operatori

Successivamente posso indicare se voglio salvare questo modello per utilizzi successivi, indicando il nome del modello da utilizzare:

Dovrò indicare in che comunicazione rientra la mia comunicazione in base alla normativa sulla privacy:

Posso procedere con l'invio tramite il tasto Confermando avrò un riepilogo dell'operazione che intendo inviare:

Procedo con l'invio tramite il tasto

Dovrò dare conferma con il tasto

Fino a ricevere la schermata

Salvataggio di una ricerca

Possiamo creare il nostro target e salvarlo in modo da poterlo recuperare successivamente tramite il tasto

Devo indicare durante il salvataggio del mio Target:

• nome: É il nome che ha la mia ricerca personalizzata
• Descrizione: É la descrizione della mia ricerca personalizzata
• Modalità di calcolo:
  • Non salvare le date: Il sistema non mantiene le date
  • Mantieni le date selezionate: Permette di salvare la ricerca con le date impostate, utile nel caso voglia recuperare un dato sempre nello stesso periodo (es. Abbonamenti venduti a Settembre dell'anno 20xx)
  • Mantieni gli intervalli impostati ma aggiorna le date: Il sistema aggiorna le date automaticamente il base al periodo impostato (es. Impostando una ricerca del compleanni di oggi, se eseguo la ricerca nel futuro prenderà sempre le date del giorno in corso)
• Abilita comunicazioni programmate: Ci permette di utilizzare la nostra ricerca per le comunicazioni programmate
• Visibile nel menù principale: Ci permette di utilizzare la nostra ricerca nel menu principale

Comunicazioni automatiche

Su Wellness in Cloud è possibile creare una nuova comunicazione automatica programmata, partendo da un target e pianificando l'operazione su Wellness in Cloud in maniera giornaliera. La configurazione parte dalla creazione di un target per qualsiasi dubbio potete seguire la nostra guida:

1. Conoscere il target a cui inviare la comunicazione

Ricordiamo che il target ideale per l'invio di comunicazioni programmate è ristretto! Esempio: Se voglio programmare un sms per ricordare la scadenza dell'abbonamento ai miei utenti devo cercare gli utenti a cui scade l'abbonamento tot giorni prima della scadenza, perché invierò la mia comunicazione esattamente tot giorni prima della scadenza. Se cercassi tutti gli abbonamenti in scadenza di un periodo invierei la notifica al mio cliente più di una volta.

2. Salvare il target in una ricerca,

Durante il salvataggio della ricerca, per un operazione pianificata è essenziale il flag su "mantieni gli intervalli impostati ma aggiorna le date" per aggiornare giornalmente la nostra ricerca e il flag su "Abilita in comunicazioni programmate" per visualizzarla.

Creo la mia nuova operazione programmate dal menu "Comunicazioni → Comunicazioni dirette" tramite il tasto

Nella pagina successiva, devo indicare il target della comunicazione programmata, nella parte sinistra, e il corpo della comunicazione, nella parte destra:

Le impostazioni per il corpo della comunicazione solo le stesse descritte per l'invio di un singolo invio Comunicazioni Dirette, dunque procedo indicando il corpo e il sistema di invio e procedo tramite il tasto

Successivamente, nella sezione "Programmazione e Invio" devo impostare:

• Nome: è il nome della comunicazione programmata.
• Attivo: indicare se l'operazione è attiva, successivamente potrò disattivarla se voglio sospenderla.
• Referente di comunicazione: è l'operatore che si occupa di inviare la comunicazione.
• tipo programmazione
  • Singolo: se voglio che l'operazione esegua un solo invio e poi si disattivi.
  • Ricorrente: se voglio che l'operazione continui a svolgere l'invio tutti i giorni.
• Ora invio comunicazione: è l'orario che il cliente riceverà la prossima comunicazione.
• Invia a partire dalla data: è il giorno di inizio in cui l'operazione inizierà a funzionare.
• Invia fino alla data: è il giorno di fine dell'operazione.

Successivamente confermo i dati inseriti e procedo con la creazione con il tasto

Video Comunicazioni automatiche e programmazione

Come si impostano delle comunicazioni automatiche verso i clienti? Che siano e-mail, notifiche o SMS, sono una parte fondamentale di un buon uso del CRM di FlipTonic.

Nei seguenti tutorial affrontiamo alcune casistiche tipiche.

• Abbonamenti in scadenza
  
• Scadenza rata
  
• Scadenza certificato medico
  
• Non frequentanti
  
• Promemoria appuntamento
  
• Benvenuto a nuovi utenti
  

Modifica Comunicazioni automatiche

Posso visualizzare le comunicazioni attive dal pannello "comunicazioni → comunicazioni dirette → gestione"

In questa sezione posso modificare le operazioni o renderle obsolete, cliccando sull'operazione e modificandole con il tasto

Nella sezione "Storico Invii" vedo tutti gli utenti a cui è arrivata la mia comunicazione:

CRM Automatico

Servizio SMS

Per poter inviare gli SMS tramite Wellness in Cloud è necessario collegare il proprio account SMS al gestionale, seguendo i passaggi nel paragrafo Attivazione account SMS. Quest’operazione va eseguita una volta sola, appena creato l’account SMS.

Le indicazioni del paragrafo ACQUISTO PACCHETTI vanno invece eseguite ogni volta che vorrai acquistare un nuovo pacchetto SMS.

Attivazione account SMS

• andare sul portale sms.wellnessincloud.it
• creare un nuovo account account (importante: conservare le credenziali di login in quanto lo staff di Wellness in Cloud non ne è in possesso)
• nel menù a sinistra cliccare su Gateway SMS
• cliccare sulla voce API REST, HTTP e SOAP
• copiare il contenuto del campo AUTH_KEY, facendo attenzione a non copiare eventuali spazi prima e dopo il codice, e incollarlo su Wellness in Cloud in Configurazioni => Comunicazioni CRM => Account SMS nel campo Codice identificativo utente
• copiare il contenuto del campo AUTH_SECRET, facendo attenzione a non copiare eventuali spazi prima e dopo il codice, e incollarlo su ​Wellness in Cloud in Configurazioni => Comunicazioni CRM => Account SMS nel campo Chiave di autorizzazione
• premere SALVA in alto a destra su Wellness in Cloud

Acquisto pacchetti SMS

Nel portale sms.fliptonic.com, cliccare sulla voce ACQUISTA SMS e scegliere un pacchetto.
Riceverete un'email con i dati per fare il bonifico.

Una volta fatto il bonifico, inviare la contabile all’indirizzo commerciale.wellness@teamsystem.com
Entro breve vi saranno caricati gli SMS.

Convalida Alias sms

• In relazione alla nuova Delibera Agcoms N.306 / 20 / CIR il club tenuto ad aggiornare e verificare i dati relativi ai titolari degli Alias ​​(mittenti alfanumerici) utilizzati per l'invio dell'SMS.
• D'ora in poi è OBBLIGATORIO inserire anche il Pec del titolare dello pseudonimo.
• Per questo è necessario accedere alla propria area riservata e:
  • Eliminare gli alias non più utilizzati
  • In caso di mittenti già verificati verificare la correttezza e la veridicità dei dati inseriti
  • Immettere eventuali nuovi alias completi di tutti i dati richiesti
• Gli alias che non saranno convalidati entro il 23 ottobre non potranno più essere utilizzati: l'SMS continuerà ad essere inviato ma il mittente sarà sostituito da un mittente numerico casuale.

• Di seguito gli step:
• Accedere a https://sms.wellnessincloud.it/

• Inserire le credenziali dell'account SMS
• Se ci sono alias non verificati, in fase di apertura verrà segnalato il seguente messaggio

ESEMPIO: Hai XX mittenti non verificati. Dopo il 23 ottobre i mittenti non verificati saranno sostituiti da mittenti numerici durante il processo di invio, come previsto dalla delibera AgCom N.306 / 20 / CIR.

• Cliccare su VALIDATE NOW
• Verrà specificato il numero di alias non verificati con questa dicitura

Hai XX mittenti (alias) non verificati. Rimuovi quelli che non usi e completa i dati dei restanti.
I mittenti alfanumerici non convalidati verranno sostituiti con mittenti numerici, come previsto dal nuovo regolamento AgCom N.306 / 20 / CIR.

• Di seguito il REGOLAMENTO AGCOM

• Se ci sono alias non verificati apparirà la voce not verified vicino ad ogni alias

• Cliccare su VERIFY

CRM

Quando abbiamo un colloquio oppure una telefonata con un prospect o un cliente, stiamo facendo delle azioni di CRM. Qui vedremo come registrare in modo veloce due parole fatte con un utente del nostro centro, o come inserire nelle agende degli operatori commerciali delle telefonate da fare ad un gruppo di clienti, o ancora come far sì che sia Wellness in Cloud a creare ogni giorno delle azioni nelle agende dei nostri collaboratori.

Programmazione del CRM

Posso configurare il mio CRM dalla sezione "Configurazioni → " di Wellness in Cloud, in questa sezione posso configurare:

• Email: In questa sezione possiamo configurare il nostro client di invio email. tutti i dettagli qui
• Account SMS: In questa sezione possiamo configurare il nostro client di invio sms. tutti i dettagli qui
• Stati/Esiti CMR: Nella sezione posso configurare tutti gli Appuntamenti del mio CRM. Per la configurazione puoi trovare tutti i dettagli qui
• Stati/Esiti proposte: Nella sezione posso configurare tutti gli esiti del mio CRM. Per la configurazione puoi trovare tutti i dettagli qui

Email

In questa sezione posso configurare il mio Email Client per l'invio delle email:

Per info, tutti i dettagli qui

Account SMS

In questa sezione posso configurre il mio Email Client per l'invio delle email:

Per info, tutti i dettagli qui

Stati/Esiti CRM

In questa sezione posso configurare tutti gli Appuntamenti del mio CRM

Posso creare una nuova proposta con il tasto

In questa schermata posso definire:

• Nome: Il nome della nuova comunicazione
• Colore: Il colore della comunicazione
• Obsoleto: Impostare la comunicazione come non utilizzabile, servirà in futuro per disattivarla
• Default: Impostare la comunicazione come operazione di default
• Descrizione: Una descrizione della comunicazione
• Azione all'accesso
  • Nessun Controllo: Non verrà fatta alcuna azione all'utente all'accesso al tornello
  • Messaggio: Verrà inviato, se il lettore dispone di un display, un messaggio al cliente
  • Messaggio e Blocco: Verrà inviato, se il lettore dispone di un display, un messaggio al cliente inoltre il cliente avrà l'accesso bloccato
• Tipo dispositivo su cui effettuare l'azione: Posso selezionare su quale dispositivo effettuare il controllo
• Messaggio: É il messaggio da far visualizzare al cliente

Confermo la creazione con il tasto

Una volta creata la nostra proposta commerciale devo associare i vari esiti che l'attività può avere. Il sistema mi avvisa delle proposte senza esiti impostati attraverso l'avviso

Posso creare nuovi Esiti seguendo la guida guida: Esiti Proposte.

Una volta configurata la proposta associo gli esiti alla nuova proposta cliccando sulla proposta e selezionando gli esiti dalla sezione "Esiti" a destra della schermata:

Stati/Esiti Proposte

In questa sezione posso configurare tutti gli Esiti del mio CRM inserendolo nei gruppi:

• → É un attività non ancora iniziata
• → É un attività in corso d'opera
• → É un attività Conclusa positivamente
• → É un attività Conclusa negativamente

Posso creare una nuova proposta con il tasto in basso a destra della pagina, comparirà questa sezione:

Dove devo indicare:

• Nome: Il nome che deve avere la nostra proposta
• Tipo stato proposta: A quale categoria appartiene in base alle categorie viste sopra (da iniziare, in attesa, esito positivo/negativo)

Creo la categoria con il tasto

Video CRM

Utilizzo CRM Interfaccia Operatore

Creare una nuova Comunicazione CRM

L'utilizzo del CRM, per gli operatori può essere gestito nella sezione "Storico Comuncazioni" dall'interfaccia utente.

Per creare una nuova operazione CRM posso usare il pulsante in basso a destra e selezionare

Comparirà la schermata di inserimento dell'attività in CRM, dove compare:

• Tipo di comunicazione: il CRM impostato come default da sistema
• Operatore: L'operatore designato a svolgere l'attività
• Messaggio: Il testo dell'azione CRM da svolgere
• Esiti dell'Azione CRM: Gli esiti possibili per l'attività
• Completare entro: La data di scadenza dell'operazione
• Finalità di invio: Le finalità di invio secondo la normativa GDPR

Creare una nuova Comunicazione CRM A un target

Per creare una nuova comunicazione CRM seguendo la nostra guida sulla ricerca del target, impostando l'invio attraverso il Comunicazioni CRM

Evadere Comunicazioni CRM

Posso visualizzare le operazioni CRM fissare a ogni operatore dalla sezione "Commerciale → Agenda" selezionando l'operatore su cui voglio visualizzare i CRM Inseriti.

Cliccando sullo stato del CRM, posso evaderlo, modificando i campi del CRM.