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Indice
- 1 INTRODUZIONE
- 2 Webinar Wellness in Cloud Contratti
- 3 Guida all'uso
- 4 Firma grafocerta
- 5 Inserimento Contratti
- 6 In caso di malfunzionamenti: ripristino app
- 7 FAQ App Contratti
INTRODUZIONE
In questa sezione viene spiegato l'utilizzo dell'app Wellness in Cloud Contratti inclusa nel pacchetto Club
Webinar Wellness in Cloud Contratti
Scopri come si gestiscono i contratti e le informative grazie alle funzionalità messe a disposizione dal pacchetto Wellness in Cloud Club.
In questo tutorial affronteremo insieme:
- come creare contratti con Acrobat Pro e come caricarli su Wellness in Cloud
- come associare il contratto di vendita agli abbonamenti
- come generare il contratto dal gestionale web
- come utilizzare l'app Contratti
Nota: in questo tutorial viene mostrata l'app Fliptonic Contratti, che è oggi obsoleta. Ti consigliamo di scaricare Wellness in Cloud Contratti.
Guida all'uso
Come utilizzare l'App Wellness in Cloud Contratti da Tablet Android
Scarica dal PLAY STORE l’applicazione WELLNESS IN CLOUD CONTRATTI
Inserisci le credenziali di accesso (le stesse che utilizzi per accedere al gestionale Wellness in Cloud):
Scegli tra le opzioni NUOVA ANAGRAFICA (1) in caso di dati anagrafici non presenti sul gestionale - ad esempio un nuovo iscritto - oppure UTENTE ESISTENTE (2) in caso di dati anagrafici già presenti a sistema :
L'opzione FIRMA VENDITA A DESK (3), infine, consente di generare il contratto associato a vendite registrate sul gestionale negli ultimi 15 minuti
Nel caso di selezione dell’opzione 1, scegli tra le opzioni proposte
e compila tutti i dati anagrafici dell’utente
Nel caso di selezione dell’opzione 2 digita il nominativo dell’utente interessato per ricercare la sua scheda e clicca sul tasto AVANTI:
Scegli tra una delle opzioni interessate e seleziona la voce NUOVO CONTRATTO in caso di vendita di un elemento a listino caricato sul gestionale (ad esempio un abbonamento o un articolo):
Compila i campi obbligatori contrassegnati con il simbolo * e i Consensi al Trattamento dei Dati; per proseguire clicca sul tasto AVANTI:
Scegli tra le voci indicate in caso di inserimento della fotografia profilo del cliente, del documento di identità o del certificato medico; una volta eseguita la foto o caricata dalla galleria presente sul tablet, le immagini saranno sincronizzate anche sull'anagrafica dell'utente in Wellness in Cloud; per proseguire clicca sul tasto AVANTI:
Compila i dati relativi alla vendita e alle modalità di pagamento, facendo attenzione a compilare tutti i campi contrassegnati con il simbolo *; per proseguire clicca sul tasto AVANTI:
A questo punto tutti i dati inseriti verranno trasferiti sul contratto PDF precedentemente caricato a sistema e sarà possibile inserire sul modulo la firma digitale, utilizzando l'applicazione interessata per consentire l'inserimento della firma (APP FIRMAGRAFOCERTA, XODO, ecc..) => VUOI UTILIZZARE L'APP FIRMAGRAFOCERTA ED AVERE UNA FIRMA DIGITALE CERTIFICATA? CLICCA QUI!
La modifica e il caricamento a sistema dei moduli PDF vengono effettuati dall'assistenza Wellness in Cloud - nel caso in cui volessi procedere in autonomia CLICCA [QUI]!
Terminato l'inserimento della firma con l'app prescelta, il sistema consentirà di PROCEDERE CON L'UPLOAD sul gestionale Wellness in Cloud di tutti i dati inseriti per l'utente.
=> VUOI INSERIRE UNA FIRMA GRAFOCERTA? CLICCA [QUI]!
Il contratto generato, comprensivo di firma, sarà disponibile su Wellness in Cloud all'interno dell'anagrafica dell'utente interessato, nella sezione DOCUMENTI; da qui potrà essere archiviato, scaricato o stampato
E' possibile, inoltre, configurare l'invio automatico via email del contratto alla generazione; questa configurazione non è attiva di default e può essere aggiunta su Wellness in Cloud al percorso CONFIGURAZIONI > MODULO CLUB > IMPOSTAZIONI MAIL CONTRATTI, compilando i dati richiesti
Versione minima Compatibile
Versione Android minima compatibile: 6.0
Come utilizzare l'App Wellness in Cloud Contratti da IPad
Scarica dall' APPSTORE del tuo IPAD l’applicazione WELLNESS IN CLOUD CONTRATTI
Inserisci le credenziali di accesso (le stesse che utilizzi per accedere al gestionale Wellness in Cloud):
Scegli tra le opzioni NUOVA ANAGRAFICA (1) in caso di dati anagrafici non presenti sul gestionale - ad esempio un nuovo iscritto - oppure UTENTE ESISTENTE (2) in caso di dati anagrafici già presenti a sistema
L'opzione FIRMA VENDITA A DESK (3), infine, ti consente di generare il contratto associato per le vendite registrate sul gestionale negli ultimi 15 minuti
Nel caso di selezione dell’opzione 2 digita il nominativo dell’utente interessato per ricercare la sua scheda e clicca sul tasto AVANTI:
Scegli tra una delle opzioni e seleziona la voce NUOVO CONTRATTO in caso volessi effettuare la vendita di un elemento a listino presente sul gestionale (ad esempio un abbonamento o un articolo):
Compila tutti i campi presenti (quelli contrassegnati con il simbolo * sono obbligatori) e i Consensi al Trattamento dei Dati; per proseguire clicca sul tasto AVANTI:
Scegli tra le voci indicate in caso volessi inserire la foto del profilo cliente, del documento di identità o del certificato medico; una volta confermate, le immagini saranno sincronizzate anche sull'anagrafica dell'utente in Wellness in Cloud.
per proseguire clicca sul tasto AVANTI:
Compila i dati di vendita e le modalità di pagamento, inserendo, eventualmente, l'importo di acconto e configurando le condizioni delle rate
Selezionando il comando GENERA tutti i dati verranno trasferiti sul contratto PDF precedentemente caricato a sistema e sarà possibile inserire sul modulo la firma digitale, utilizzando l'applicazione interessata per consentire l'inserimento della firma => VUOI UTILIZZARE L'APP FIRMAGRAFOCERTA ED AVERE UNA FIRMA DIGITALE CERTIFICATA? CLICCA QUI!
=> In questo esempio stiamo generando il contratto utilizzando l'app Firma Grafocerta di Namirial per apporre la firma sul documento:
Comparirà l'elenco dei PDF presenti sul dispositivo, da cui dovrai selezionare il contratto da firmare - riconoscibile dalla data e dal nome del tuo utente finale:
Procedi inserendo la firma e salva la modifica:
Una volta confermata la modifica, visualizzerai nuovamente l'elenco dei PDF precedente, da cui dovrai nuovamente selezionare il contratto, in questo caso firmato:
Per poter sincronizzare il contratto firmato ed effettuarne l'upload al gestionale, è a questo punto necessario condividere il documento firmato con l'app Wellness in Cloud CONTRATTI:
Il sistema ti chiederà di PROCEDERE CON L'UPLOAD del contratto firmato sul gestionale Wellness in Cloud
Il contratto generato, comprensivo di firma, sarà disponibile sul gestionale Wellness in Cloud, all'interno dell'anagrafica dell'utente, nella sezione DOCUMENTI; da qui potrà essere archiviato, scaricato o stampato
E' possibile, inoltre, configurare l'invio automatico via email del contratto generato; questa funzione non è attiva di default e potrai configurarla su Wellness in Cloud al percorso CONFIGURAZIONI > MODULO CLUB > IMPOSTAZIONI MAIL CONTRATTI, compilando i dati richiesti
Nel caso in cui non volessi utilizzare l'app FirmaGrafocerta per apporre le firme al documento digitale, puoi scaricare qualsiasi app di modifica PDF dall'App Store (ad esempio Xodo), tenendo sempre presente che, senza una licenza valida, la firma apposta non sarà certificata e, quindi, non avrà valore legale.
NOTA=> se utilizzi un IPAD con iOS14, sul dispositivo sarà già integrata una app per la modifica dei PDF, chiamata MARK UP, che ti consentirà di apporre la firma (non certificata) sul documento e ti eviterà di dover condividere il documento firmato, come indicato nei passaggi precedenti:
Selezionando, infine, PROCEDI alla richiesta di Upload, il documento sarà integrato sul gestionale Wellness in Cloud, all'interno dell'anagrafica dell'utente, nella sezione DOCUMENTI.
Versione minima Compatibile
Versione iOS minima compatibile: 12.0
Come configurare l'invio automatico del contratto generato
Questa configurazione non è attiva di default e può essere aggiunta su Wellness in Cloud al percorso CONFIGURAZIONI > MODULO CLUB > IMPOSTAZIONI MAIL CONTRATTI, compilando i dati richiesti
Come configurare gli abbonamenti e poterli vendere da Wellness in Cloud Contratti
Per poter generare dall'app Contratti le vendite di tutti gli abbonamenti inseriti sul gestionale, vai su Wellness in Cloud al percorso CONFIGURAZIONI>LISTINI>ELEMENTI A LISTINO Seleziona l'abbonamento interessato e spostati sul menù CONTRATTI
Scegli dal menù a tendina il contratto PDF interessato
e salva l'operazione cliccando la spunta in alto a destra.
Maggiori Informazioni su QUI
Firma grafocerta
Attivazione app firma grafocerta Namirial
- Se vuoi utilizzare l'app Wellness in Cloud Contratti per ottenere dei documenti firmati che abbiano con lo stesso valore legale del contratto cartaceo firmato dovrai installare l'app per la firma grafocerta su un tablet compatibile, nella sezione sottostante trovi un elenco completo dei modelli tra cui scegliere.
Prerequisiti:
- Installazione app firmagrafocerta:
- Andare sul market GOOGLE PLAY e scaricare NAMIRIAL FIRMAGRAFOCERTA
- Cliccare su Installa
- Ottenere il file di licenza
- Avrete ricevuto da noi una email con in allegato il file di licenza per attivare la firma grafocerta
- Salvare l’allegato in una cartella del tablet che poi riuscirete a trovare.
- Se l’email l’avete aperta direttamente dal tablet tipicamente l’allegato finirà sulla cartella DOWNLOAD.
- Attivare la licenza
- Lanciare l’applicazione (figura 1)
- cliccare sull’icona in alto a sinistra in modo da aprire il menu laterale (figura 2)
- cliccare alla voce licenza
- inserire i dati aziendali e di un rappresentante legale dell’azienda
- cliccare sul tasto “seleziona il file di licenza” (figura 3) e andare a recuperare il file salvato al punto B
Elenco tablet compatibili con la licenza Namirial
Puoi consultare una lista completa dei tablet compatibili con la licenza per la firma grafocerta sul portale ufficiale di Namirial:
https://support.namirial.com/it/docs/docs-tsp-firma-grafometrica/certificati-dispositivi/#devices-android
Nota: puoi utilizzare l'app FlipTonic Contratti anche sui tablet Android non specificati sul portale di Namirial, ma se vuoi attivare la licenza per la firma grafocerta dovrai essere in possesso di uno dei modelli indicati.
Inserimento Contratti
Inserimento Nuovo Modulo
Per inserire un nuovo modulo avendo il pdf puoi andare da:
Configurazioni -> Modulo Club -> Impostazioni Contratto
Con il tasto + è possibile scegliere creare un nuovo contratto da inserire indicando:
- Nome: è il nome visualizzato sul contratto
- Tipologia Contratto:
- Contratto: Viene utilizzato per durante l'inserimento di una vendita, dove vengono indicati i campi del contratto venduto.
- Informativa: Vene utilizzato per moduli dove sono presenti sono i dati dell'utente, senza vendite.
- Proposta: Viene utilizzato per visualizzare una proposta di vendita non ancora conclusa.
- Descrizione: E una descrizione del modulo
- Scegli File: Qui è possibile caricare il modello, visualizzato nella sezione preview.
Associazione Contratto ad Elementi a Listino
Nel caso di Stampe con Tipologia "Contratto" è necessario associare l'elemento a listino da:
Configurazioni -> Listini -> Elementi a Listino -> Contratti
Associando i contratti inseriti tramite il pulsante +
Campi configurabili
Per la configurazione dei contratti da caricare su FlipTonic consigliamo di utilizzare il software Acrobat Pro.
Puoi scaricare al seguente link il documento da cui copiare tutti i campi per il contratto: https://fliptonicstoragedeploy.blob.core.windows.net/0-news-images/campicontrattofliptonic6-18.pdf
Di seguito trovi invece una veloce indicazione su come configurare i campi più comunemente utilizzati.
Dati anagrafici
| Oggetto | Nome campo da utilizzare nel modulo .pdf | Tipologia campo da utilizzare nel modulo .pdf |
| Nome | nome | campo testo |
| Cognome | cognome | campo testo |
| Nome e cognome | nomecognome | campo testo |
| Data di nascita | datanascita | campo testo |
| Località di nascita | luogonascita | campo testo |
| Provincia di nascita | provnascita | campo testo |
| Nazionalità | nazionalita | campo testo |
| Professione | professione | campo testo |
| Indirizzo di residenza | indirizzo | campo testo |
| Numero civico | n | campo testo |
| Cap di residenza | cap | campo testo |
| Località di residenza | localitaresidenza | campo testo |
| Provincia di residenza | provresidenza | campo testo |
| Numero di telefono | telefono | campo testo |
| Numero di cellulare | cellulare | campo testo |
| Indirizzo email | campo testo | |
| Numero documento d'identità | numerodocumento | campo testo |
| Rilasciato da | rilasciatoda | campo testo |
| Data di rilascio | datarilascio | campo testo |
| Codice fiscale | codicefiscale | campo testo |
| Partita IVA | partitaiva | campo testo |
| Referenziato da | referenziatoda | campo testo |
| Femmina | F | campo casella (codice d'attivazione: On) |
| Maschio | M | campo casella (codice d'attivazione: On) |
| Coniugato | coniugato | campo casella (codice d'attivazione: On) |
| Libero | libero | campo casella (codice d'attivazione: On) |
| Consulente | codiceconsulente | campo testo |
| Scadenza certificato | scadenzacertificato | campo testo |
Dati abbonamento
| Oggetto | Nome campo da utilizzare nel modulo .pdf | Tipologia campo da utilizzare nel modulo .pdf |
| Data attivazione abbonamento | attivazioneabbonamento | campo testo |
| Data scadenza abbonamento | scadenza | campo testo |
| Nome abbonamento | descrizione | campo testo |
| Opzioni contratto | campo chiamato con il nome dell'opzione (es. iscrizione) | campo casella (codice d'attivazione: On) |
Dati vendita e pagamenti
| Oggetto | Nome campo da utilizzare nel modulo .pdf | Tipologia campo da utilizzare nel modulo .pdf |
| Numero rate | numrate | campo testo |
| Accordi economici | accordi | campo testo |
| Totale concordato | prezzo | campo testo |
| Totale concordato | totaleconcordato | campo testo |
| Acconto | acconto | campo testo |
| IBAN | iban | campo testo |
| Rate | rate | campo testo |
| Acconto e rate | acconto+rate | campo testo |
| Modalità di pagamento | modalita | campo testo |
| Sconto in percentuale | scontopercentuale | campo testo |
| Sconto fisso | scontofisso | campo testo |
| Prezzo iniziale | prezzoiniziale | campo testo |
| Data (oggi) | accdatanto | campo testo |
| Metodi di pagamento | campo chiamato con il nome del tipo pagamento (es. contanti) | campo casella (codice d'attivazione: On) |
In caso di malfunzionamenti: ripristino app
Reset semplice
- assicurati di aver chiuso l'app Contratti chiudendo tutte le applicazioni in background oppure riavviando il tablet
- avvia l'app Contratti e e tieni premuto a lungo il tasto di sincronizzazione che trovi in alto a destra fino a quando non inizia a ruotare
- attendi il completamento dell'operazione
Reset completo ed installazione
- entra nelle impostazioni del tablet ed seleziona la voce Applicazioni
- cerca la voce FlipTonic Contratti
- una volta dentro clicca sul tasto Disinstalla
- esci dal menu relativo alle impostazioni del tablet
- apri l'app Play Store
- cerca "Fliptonic Contratti"
- clicca su Installa
- al termine dell'installazione avvia l'app
- inserisci nome utente e password
- scegli il centro da visualizzare
- attendi l'installazione fino a quando non comparirà la schermata iniziale
Nota: sulla base del numero di clienti e del numero di contratti la reinstallazione potrebbe durare diversi minuti. Non chiudere l'app.
FAQ App Contratti
Se si hanno problemi di spazio e si vogliono eliminare anche i contratti archiviati
- cerca tra le applicazioni un'app con il nome Gestione File o Documenti, o scarica un'app che ti permette di accedere ai file salvati sul tablet
- entra sulla memoria del tablet e cerca la cartella Contratti
- all'interno di questa cartella troverai l'intero archivio dei contratti creati e firmati
- se il tablet è a corto di spazio puoi eliminare completamente questa cartella
Per trovare contratti mai arrivati al desk
Se l'app Contratti non riesce a caricare un contratto in prima istanza, lo accoda al successivo caricamento così che al prossimo contratto venga caricato anche il precedente il cui caricamento non è andato a buon fine.
In alcuni casi può capitare che la connessione non riesca a portare buon fine l'operazione - sul tablet ci sono comunque tutti i contratti firmati dal cliente che sono quindi reperibili e caricabili a mano.
Per farlo :
- cerca tra le applicazioni un'app con il nome Gestione File o Documenti, o scarica un'app che ti permette di accedere ai file salvati sul tablet
- entra sulla memoria del tablet e cerca la cartella Contratti
- all'interno di questa cartella troverai l'intero archivio dei contratti creati e firmati
Normalmente gli ultimi vengono elencati in alto; individua il contratto da caricare e trasferiscilo al pc via email oppure collegando il tablet al pc.
FlipTonic consente di caricare un contratto ad una vendita registrata in modo manuale andando sulla vendita e cliccando la voce "Carica contratto" nella sezione Allegati.
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