Rinnovo Automatico Wellness in Cloud

Rinnovo

Premessa

Wellness in Cloud permette di creare abbonamenti che si rinnovano automaticamente alla scadenza o permette al momento di una vendita di decidere se stiamo facendo un rinnovo di un abbonamento in scadenza. Gli abbonamenti si rinnovano seguendo l'abbonamento precedente, se non indicato diversamente dalle configurazioni di rinnovo.

• Ogni abbonamento può essere abilitato o meno al rinnovo automatico, ed in questo caso è possibile definire se l’abbonamento rinnova con sé stesso o con un altro abbonamento.
• Il nuovo abbonamento successivo generato dal rinnovo automatico inizia il giorno dopo la scadenza dell’abbonamento precedente, eredita il tipo pagamento dall'abbonamento precedente, l’importo è pari al prezzo di listino ed il pagamento viene inserito con una rata alla data di inizio.
• E’ possibile ad esempio definire che un abbonamento OPEN 1 MESE venga rinnovato su se stesso; abbonamenti utente:

OPEN 1 MESE ➜ OPEN 1 MESE ➜ OPEN 1 MESE …

• E’ possibile definire abbonamenti diversi: OPEN 1 MESE rinnovato con OPEN 12 MESI e l’OPEN 12 MESI si rinnova su se stesso; abbonamenti utente:

OPEN 1 MESE ➜  OPEN 12 MESI ➜ OPEN 12 MESI …

• O ancora definire varie regole, esempio OPEN 1 MESE che si rinnova su OPEN 3 mesi che si rinnova su OPEN 6 mesi che si rinnova su OPEN 12 MESI che non si rinnova più automaticamente; abbonamenti utente

OPEN 1 MESE ➜ OPEN 3 ➜ OPEN 6 ➜ OPEN 12 MESI ➜ stop.

• E’ possibile rinnovare ciascun abbonamento con un altro abbonamento uguale a “se stesso” o con un altro abbonamento definito sul listino. Il nuovo abbonamento sarà inserito mantenendo le impostazioni definite (rate, sconti, opzioni incluse…).

Configurazione Gestione Rinnovi

Troviamo le impostazioni del rinnovo manuale sulla sezione:

Configurazioni ➜ Il tuo Centro ➜ Informazioni Base ➜ Impostazioni Rinnovo

Verrà chiesto al momento dell'inserimento di una nuova vendita se vogliamo rinnovare un abbonamento già venduto, in base a:

• Giorni di rinnovo in anticipo: Definisce quanti giorni prima della scadenza un abbonamento viene considerato rinnovabile, rinnovandolo manualmente. Se inserisco 10 giorni un abbonamento viene considerato rinnovabile 10 giorni prima della scadenza.

• Giorni di ritardo rinnovo: Definisce quanti giorni dopo la scadenza un abbonamento viene considerato rinnovabile, rinnovandolo manualmente. Se inserisco 10 giorni un abbonamento sarà considerato rinnovabile anche dopo 10 giorni dopo la sua scadenza.

• Anticipo rinnovo abilitazioni a numero volte: Definisce quanti ingressi residui al di sotto del quale un abbonamento può essere considerato da rinnovare. Se ad esempio è stato inserito 5 come valore, quando si venderà un nuovo abbonamento ed è presente un abbonamento a pacchetto con un residuo pari o inferiore a 5 ingressi/prenotazioni, il sistema considererà la vendita come rinnovo dell'abbonamento a scalare

• Abilita selezione automatica rinnovo/nuova vendita: Al momento della vendita da parte dell'operatore è possibile definire, sulla base dei parametri precedenti, se deve essere considerata come nuova o come rinnovo:
  • nel caso ci sia un solo abbonamento in periodo di rinnovo, la vendita verrà automaticamente contrassegnata come rinnovo.
  • nel caso non ci siano abbonamenti in periodo di rinnovo, la vendita verrà contrassegnata come nuova vendita.
  • in caso ci siano più abbonamenti in fase di rinnovo, verrà richiesto all'utente come contrassegnare la vendita.

• Data inizio rinnovo posticipato: Permette di indicare quale deve essere la data di inizio degli abbonamenti rinnovati manualmente, a scelta tra:
  • Il giorno successivo alla scadenza
  • Oggi

Rinnovo Automatico

Configurazione Generale

Possiamo abilitare/disabilitare il rinnovo automatico sulla sezione:

Configurazioni ➜ Il tuo Centro ➜ Informazioni Base ➜ Impostazioni Rinnovo

Abilitare il flag su Rinnovi Automatici: permette di attivare l'automatismo del rinnovo automatico. Il sistema ogni notte verificherà gli abbonamenti in scadenza e se sono state configurati per rinnovarsi creerà un nuovo abbonamento a partire dal giorno successivo. Senza questo flag in rinnovo automatico non viene gestito.

Rinnovo Abbonamenti

Puoi configurare i tuoi abbonamenti da rinnovare automaticamente da:

Configurazioni ➜ Listini ➜ Elementi a Listino ➜ [Seleziono l'abbonamento] ➜ Modalità Vendita

E' necessario inserire il flag su: "Specifica opzioni di Rinnovo", e tra le opzioni indicare:

• Imposta il pacchetto di rinnovo: al termine della validità, l'abbonamento si rinnoverà su questo abbonamento specificato. Indicando un abbonamento diverso da quello attuale, permette di passare da un AbbonamentoA ad un AbbonamentoB alla scadenza.
• Rinnovo Automatico: Con questo flag, il sistema verificherà se l'abbonamento deve rinnovarsi. In mancanza di questo flag non si rinnoverà. L'abbonamento si rinnova in automatico il giorno della data di scadenza del precedente abbonamento.
• Rinnovo automatico con pagamento totale in un'unica rata: Rinnoverà l'abbonamento proponendo un unico pagamento anche se quello precedente è stato venduto a rate.
• Rinnova opzioni selezionate: Rinnoverà anche le opzioni dell'abbonamento presenti sull'abbonamento venuto precedentemente.
• Giorni di rinnovo anticipato: E' il numero di giorni che posso disdire l'abbonamento prima della scadenza. Es. Impostando 10, ho tempo 10 giorni prima della scadenza dell'abbonamento per disdirlo, se non lo disdico l'abbonamento si rinnoverà comunque. Se voglio disdirlo fino all'ultimo giorno puoi impostare 1.

Gestione Rinnovo Automatico

Dopo aver venduto l'abbonamento posso gestire le opzioni di rinnovo andando sulla modifica della vendita cliccando su

Abilitazioni ➜ Modifica Vendita ➜ Impostazioni Rinnovo

• Posso rinnovare l'abbonamento in anticipo, manualmente, cliccando su

• Oppure possiamo disdire il rinnovo automatico per l'utente cliccando su: , e confermare la disdetta, in questo modo l'abbonamento alla scadenza non si rinnoverà nuovamente.

Webinar Rinnovo Automatico

Pagamento Automatico

Premessa

Attraverso il sistema TeamSystem Pagamenti Digitali è possibile concatenare il rinnovo automatico con il pagamento automatico, gestendo in automatico l'incasso delle rate dell'abbonamento fino all'invio per email del documento fiscale. Per ulteriori informazioni potete consultare la nostra guida: Teamsystem Pay

• Il tipo pagamento viene ereditato dall'abbonamento precedente:

OPEN 1 MESE {contanti} ➜ OPEN 1 MESE {contanti} ➜ OPEN 1 MESE {contanti}…

• In caso di pagamento automatico è obbligatorio impostare anche il primo pagamento in modalità {automatica}:

OPEN 1 MESE {TSPay - Addebito automatico CC} ➜ OPEN 1 MESE {TSPay - Addebito automatico CC} ➜ OPEN 1 MESE {TSPay - Addebito automatico CC}…

• In caso di pagamento automatico con prima rata in contanti occorre vendere due abbonamenti: il primo con modalità contanti (che non si rinnova) il secondo che inizia alla scadenza del primo con pagamento automatico rateizzato:

OPEN 1 MESE {contanti} + OPEN 1 MESE [inizia quando scade il precedente, con pagamento in rata {TSPay - Addebito automatico CC}] ➜ OPEN 1 MESE {TSPay - Addebito automatico CC}…

• Attenzione! In caso di pagamento insoluto, se pagato mezzo pagamento non automatico in segreteria, il rinnovo considera l'ultima modalità di pagamento al rinnovo, quindi:

Pagare la rata mezzo pagamento non automatico, distendo l'abbonamento, e vendendone un nuovo abbonamento il mese successivo con la modalità pagamento automatico.

OPEN 1 MESE {TSPay - Addebito automatico CC} ma viene pagato mezzo {contanti} ➜ (il rinnovo successivo, sarà) ➜ OPEN 1 MESE {contanti} ➜ OPEN 1 MESE {contanti}…

se invece voglio continuare come mezzo {TSPay - Addebito automatico CC} allora:

OPEN 1 MESE {TSPay - Addebito automatico CC} ma viene pagato mezzo {contanti} + disdico l'abbonamento ricorrente pagato mezzo {contanti} + vendo un nuovo OPEN 1 MESE [inizia quando scade il precedente, con pagamento in rata {TSPay - Addebito automatico CC}] ➜ OPEN 1 MESE {TSPay - Addebito automatico CC}…

Abilitare il pagamento automatico attraverso TeamSystem Pay

Per abilitare il pagamento delle rate in automatico è sufficiente impostare al momento della vendita dell'abbonamento, come tipo pagamento, uno tra quelli automatici legati a TeamSystem Pagamenti Digitali.

In questo modo il sistema tenterà di processare automaticamente la rata alla scadenza.

Per il pagamento è importante che il nostro conto abbia attivato TS Pay nelle configurazioni: Associare il Conto

Ricevuta Automatica

Premessa

Utilizzando il sistema Teamsystem Pagamenti Digitali per i pagamenti è possibile gestire automaticamente l'emissione della ricevuta (sia essa fattura o ricevuta non fiscale), ed è possibile inviarla al cliente via e-mail a pagamento effettuato.

Configurazione

Per attivarlo è sufficiente abilitare su:

Configurazioni ➜ Amministrazione ➜ Impostazioni TSPay ➜ Conti ➜ Modifica impostazioni ➜ Invia documento tramite email

Puoi indicare:

• Account Tspay, dove puoi associare il vostro Account TsPay, da usare per i pagamenti. Per la creazione, puoi seguire la nostra guida: Tspay
• Invia documento tramite email, permette di gestire l'invio della ricevuta automaticamente dopo aver ricevuto il pagamento della rata.
• Fattura FE, permette di gestire il template email da inviare al cliente, personalizzato. Per creare un template puoi visualizzare la nostra guida: Contratti Wellness in Cloud

Template Email

Arriverà un email con la ricevuta emessa come allegato e il testo qui sotto indicato, sull'indirizzo in anagrafica del cliente. L'email partirà quando viene elaborato il pagamento della rata/saldo dell'abbonamento.

E' possibile modificare il template della email da:

Configurazioni ➜ App Wellness in Cloud ➜ Impostazioni Email Prenotazione ➜ Altre Email