Introduzione

• Il Modulo Pagamenti Digitali consente la gestione degli addebiti ricorrenti sia su conto corrente bancario che su carte di credito.
• A differenza del RID bancario, che necessita di qualche giorno per l’elaborazione, l’addebito su carta di credito consente di ottenere una risposta immediata.
• Nel caso vada a buon fine, il sistema conferma il pagamento, genera i movimenti di cassa e consente la creazione automatica dei documenti fiscali (scontrini, fatture, ricevute).
• Nel caso di esito negativo, il sistema procede a bloccare l’accesso dell’utente e ad avvisarlo con comunicazioni automatiche (sms, e-mail, telefonate) direttamente dal Modulo Marketing.
• Grazie alla perfetta integrazione con TeamSystem Wellness, il Modulo Pagamenti Digitali gestisce automaticamente anche le variazioni dovute a sospensioni oppure al cambio abbonamento.
• Inoltre è possibile associare il borsellino elettronico del cliente finale al pagamento digitale (bancario o su carte di credito) ed eseguire l’addebito delle spese mensili sia proprie che – eventualmente – anche quelle collettive del proprio nucleo familiare, assieme alla rata dell’abbonamento.
• E’ importante sottolineare che la rateizzazione dei pagamenti è decisa liberamente dal gestore del centro e non è vincolata a rate costanti e mensili; si ha inoltre la libertà di impostare periodi e importi variabili.

Disponibilità per versione TeamSystem Wellness

Modulo Pagamenti Digitali	STD	PRO	BUS	ENT	BRONZE	SILVER	GOLD
Attivazione Modulo	✔	✔	✔	✔	✔	✔	✔

Configurazione

• Per la configurazione del sistema di pagamento segui le istruzioni che trovi QUI

Vendita abbonamento con pagamento ricorrente

• Per vendere una abbonamento con pagamento ricorrente:
  • Posizionarsi nell'anagrafica del cliente
  • Selezionare l'abbonamento da vendere
  • Selezionare nel campo a tendina per la ricorrenza la tipologia desiderata:
    • NESSUNO: nessun tipo di pagamento ricorrente
    • SEPA: pagamento di tipo Sepa Direct Debit
    • Carta: pagamento di tipo Carta di Credito
    • MAV: pagamento di tipo MAV

Pagamento di tipo Carta di credito

• In fase di inserimento di un abbonamento con pagamento ricorrente di tipo Carta di Credito verrà eseguito un controllo se il cliente ha già una fonte di pagamento caricata di tipo Carta di Credito

Pagamento di Tipo Sepa Direct Debit

• In fase di inserimento di un abbonamento con pagamento ricorrente di tipo Sepa Direct Debit verrà eseguito un controllo se il cliente ha già una forma di pagamento caricata di tipo IBAN

Borsellino con pagamento ricorrente

• E' anche possibile impostare il pagamento ricorrente di un Borsellino Elettronico
• Per impostarlo:
  • Posizionarsi nell'anagrafica del cliente
  • Selezionare il borsellino elettronico desiderato
  • selezionare il tipo di ricorrenza
  • Il campo soglia di ricarica consente di definire il valore a cui la ricarica RID riporta il borsellino dell’utente.

• Utilizzando in abbinata il campo soglia di ricarica con il campo Debito consentito è possibile realizzare diverse soluzioni personalizzabili per ogni cliente.

Ad esempio:

NB: il campo debito consentito consente al cliente di spendere fino al valore impostato (es. € -100,00) senza alcuna segnalazione come se fosse a credito, mentre oltre a questa soglia solo gli operatori con diritto “consenti debito” possono forzare l’inserimento di ulteriori movimenti a debito.

Pagamenti ricorrenti

Utility TSPay.exe

• Per effettuare il pagamento delle rate degli abbonamenti o dei borsellini di tipo pagamento ricorrente
• Aprire l'utility TSPay.exe presente nella cartella MANAGER:
• Selezionare:
  • Azienda:
  • Conto TSPay
  • Operatore (verrà proposto in automatico l'operatore indicato in fase di configurazione)
• Indicare la spunta su:
  • Carta di Credito: per pagare le rate abbonamento con pagamento ricorrente Carta di Credito
  • IBAN: per pagare le rate abbonamento con pagamento ricorrente di tipo Sepa Direct Debit
• Indicare la spunta su Abbonamenti con pagamenti in scadenza e indicare le date delle rate da considerare, se si intendono pagare le rate degli abbonamenti
• Indicare la spunta su Movimenti borsellino sottosoglia... per movimentare i borsellini di tipo ricorrente
• Cliccare su VERIFICA PARAMETRI UTENTI per verificare se tutti i clienti con rata in scadenza per abbonamenti di tipo "pagamento ricorrente" hanno una sorgente TeamSystem Pay associato
• Cliccare su Procedi con i pagamenti per procedere con i pagamenti effettivi

Verifica sorgenti di pagamento inserite dal cliente

• Prima di procedere con i pagamenti viene richiesto se eseguire una verifica delle sorgenti di pagamento inserite dal cliente tramite l'invito su Carta di Credito o IBAN

• Se non viene eseguita questa verifica le rate del cliente non potranno essere incassate.
• La procedura viene eseguita automaticamente se TSPay.exe viene avviato automaticamente dallo schedulatore
• Il log relativo a questa procedura è ad esempio questo

25/10/2021 14:08:18 - Aggiornamento sorgenti di pagamento azienda ID=2: OK

Filtro su TSPay.exe

• In fase di pagamento manuale è stata aggiunta una finestra di preview che permette al club di avere il quadro completo delle rate che andranno in pagamento: in questa finestra sarà possibile deselezionare le rate da non pagare

Controllo doppia apertura Utility TSPay.exe

• Dalla versione 5.20.117 è stato aggiunto un controllo che permette di verificare se l'utility è stata lanciata erroneamente 2 volte nello stesso momento
• Se erroneamente l'utility viene fatta partire per la seconda volta mentre un altra utility è già in esecuzione apparirà il messaggio

Movimenti di cassa

• Se il pagamento va a buon fine, le rate dell'abbonamento risulteranno evase e verrà generato il relativo movimento di Cassa

Verifica insoluti

• Per verificare gli insoluti e/o le dispute:
  • selezionare la scheda Verifica pagamenti
  • cliccare sul bottone VERIFICA E STORNA

• se la rata mandata in pagamento è tornata insoluta il software provvederà a:
  • eliminare la rata
  • eseguire la movimentazione in negativo di cassa

N.B. Le banche hanno teoricamente 13 giorni di tempo per comunicare un insoluto. 
Conviene quindi eseguire la procedura di VERIFICA PAGAMENTO 1 volta al giorno per i successivi 13 giorni

• Di seguito un esempio di storno sui movimenti di cassa

N.B. Dalla versione 5.19.105 Lo storno delle rate insolute viene caricato nel giorno della rilevazione dell'insoluto
Es. se la rata del 01/05 veniva stornata in data 06/05 alle ore 7, l'insoluto veniva creato in data 01/05/2019 00:00:00
Ora viene caricato in data 06/05/2019 07.00

Controllo insoluti

• Se vengono eseguiti i pagamenti con IBAN è necessario fare attenzione a questi aspetti:
  • Verificare che gli insoluti rilevati da TS Pay siano correttamente stornati nel gestionale:
    • ad ogni insoluto, TS Pay invia una mail di notifica a tutti gli account registrati nella piattaforma
    • se è stato attivato il TS Pay automatico, l'insoluto dovrebbe essere automaticamente gestito il giorno successivo
    • è necessario quindi verificare che tutti gli insoluti indicati su TS Pay siano stati effettivamente stornati anche nel gestionale
  • E' possibile verificare l'elenco degli insoluti impostando l'apposito filtro nella dashboard di TS Pay
  • E' possibile anche verificare che il bonifico ricevuto da TS Pay corrisponda effettivamente all'elenco delle rate indicate in F3-Cassa al netto delle commissioni

Visualizzazione Rimborsi

• Dalla versione 5.19.110 è stata aggiunta la funzione dei RIMBORSI
• Sull'utility TSPay.exe compare una sezione RIMBORSI dove è possibile vedere l'elenco delle rate chieste a rimborso da parte del club

Log TSPay.exe

• Dalla versione 5.19.141 (settembre 2019) sono stati aggiunti dei log che permettono di capire il filtro indicato su TSPay.exe

• Esempio di log in caso di esecuzione manuale

• Esempio di log in caso di esecuzione automatica

Pagamenti ricorrenti AUTOMATICI

• E' possibile impostare il pagamento ricorrente in modo automatico: in questo modo non è necessario eseguire manualmente TSPay.exe dato che può partire automaticamente tramite un operazione schedulata
• Per impostare i pagamenti ricorrenti automatici procedere così:
  • Creare su Strumenti --> Schedulatore' una schedulazione
    • Tipo di azione: Avvio programma
    • Percorso: selezionare il file TSPay.exe presente nella cartella Manager
    • Argomenti: corrisponde al numero di giorni da considerare a partire da oggi

Es. se si indica 0 considera le rate in scadenza da oggi a oggi.
Se si indica 10 considera le rate in scadenza da 10 giorni fa a oggi.

• Schedularlo ogni giorno all'orario desiderato

• Il programma provvederà a:
  • Transare tutti i pagamenti con le date rata indicate nei parametri
  • Controllare i pagamenti pendenti di TS Pay con Iban
  • Controllare e stornare eventuali dispute
  • Salvare i log nel file \MANAGER1\LOG\TSPayAuto_yyyymmdd_hhnnss.log

Gestione Causali di insoluto

• E' possibile definire un elenco di causali che impedisce di mandare in pagamento la rata
• Dato che ogni insoluto ha un costo per il club è possibile evitare di mandare in pagamento delle rate che torneranno certamente insolute

Ad esempio il club ha tentato di effettuare in data 01/05/2019 il pagamento per la rata di Rossi Mario: la rata è tornata insoluta con la causale 'fraudulent'
In data 01/06/2019 il club manda in pagamento le rate di giugno e anche le eventuali rate di maggio insulute.
La rata di Mario Rossi non verrà mandata in pagamento dato che la causale è inclusa nell'elanco delle causali di cui non va fatta la disposizione

• Di seguito l'elenco delle causali di insoluto e della relativa descrizione

Causale Insoluto	Descrizione
bank_cannot_process	La banca ha rifiutato il pagamento, ma non ha fornito un motivo
credit_not_processed	Il cliente dichiara che il prodotto acquistato è stato restituito o che la transazione è stata annullata in altro modo, ma non ha ancora fornito un rimborso o un credito
customer_initiated	E' necessario contattare il cliente per ulteriori dettagli per scoprire perché il pagamento è stato contestato
debit_not_authorized	Il cliente non riconosce il pagamento e lo segnala come fraudolento
duplicate	Il cliente afferma che è stato addebitato più volte per lo stesso prodotto o servizio
fraudulent	Questo è il motivo più comune per una controversia e si verifica quando il titolare della carta dichiara di non aver autorizzato il pagamento. Questo può accadere se la carta è stata smarrita o rubata e utilizzata per effettuare un acquisto fraudolento. Può anche accadere se il titolare della carta non riconosce il pagamento come appare sull'estratto conto dall'emittente della carta
general	Questa è una disputa non categorizzata, quindi è necessario contattare il cliente per ulteriori dettagli per scoprire perché il pagamento è stato contestato.
incorrect_account_details	La banca ha rifiutato il pagamento perché non è in grado di localizzare l'account
insufficient_funds	La banca ha rifiutato il pagamento perché l'account non dispone di fondi sufficienti
product_not_received	Il cliente dichiara di non aver ricevuto i prodotti o servizi acquistati
product_unacceptable	Il prodotto o il servizio è stato ricevuto ma era difettoso, danneggiato o non come descritto
subscription_canceled	Il cliente afferma di aver subito addebito dopo l'annullamento di un abbonamento
unrecognize	Il cliente non riconosce il pagamento visualizzato sul proprio estratto conto

• La causale di insoluto viene visualizzata a fianco ogni singola rata

• Per vedere il dettaglio dell'errore della transazione è sufficiente posizionarsi sopra al triangolo giallo

• Se l'errore è incluso nell'elenco delle causali bloccanti, la rata non verrà mandata in pagamento
• Se il cliente sistema la sua posizione e si desidera mandare in pagamento la rata è necessario togliere la causale di insoluto: basta cliccare su TSPay Azzera

• In questo modo la causale viene eliminata ed è possibile mandare in pagamento la rata

Sblocco rata in caso di Pagamento bloccante

• Se la causale di insoluto è di tipo bloccante il programma non permetterà di effettuare nuovamente il pagamento con SDD
• Per verificare il dettaglio dell'errore della transazione è sufficiente posizionarsi sopra al triangolo giallo a fianco della rata corrispondente

• Se si desidera forzare nuovamente il pagamento con SDD della rata, procedere in questo modo:
  • posizionarsi in Anagrafica Cliente
  • accedere a Abbonamenti => Dettagli => Pagamenti
  • posizionarsi sulla rata
  • cliccare su TSPay Azzera
  • In questo modo la causale verrà eliminata e sarà possibile ritentare il pagamento della rata

• N.B. La DATA RATA dovrà essere opportunamente modificata in base alla schedulazione di TSPay.exe automatico
  • ad esempio se oggi è il 10 ottobre e ho impostato come schedulazione TSPay.exe 0 dovrò indicare come DATA RATA = 11 ottobre in modo che venga inclusa nei pagamenti di domani
  • se invece su usa TSPay.exe manuale sarà possibile selezionare la DATA RATA desiderata: esempio se la rata che voglio mandare in pagamento è datata 3 ottobre indicherò come rata da pagare dal 3 ottobre

Controllo in fase di eliminazione rata pagata con TS Pay

• In caso di eliminazione rata pagata con TeamSystem Pay è stato aggiungo un controllo: questo consente all'operatore di fare attenzione al tipo di operazione che viene eseguita
• Gli storni dovrebbero essere infatti gestiti correttamente solo da TSpay.exe

Dettaglio movimenti

Movimenti

• Per verificare l'esito dei pagamenti ricorrenti accedere a Strumenti --> Pagamenti digitali --> Movimenti

• In questa finestra compaiono:
• Le transazioni corrette: sono le transazioni andate a buon fine

• Le transazioni con errori: sono le transazioni che non sono andate a buon fine per carta o iban errato o per un eventuale disputa

• Le transazioni da verificare: sono le transazioni IBAN in attesa di verifica (in attesa della risposta delle banche)

Dettaglio insoluti

• Dalla versione 5.12.143 è stato aggiunto un nuovo filtro per:
  • Data Storno': corrisponde alla data nella quale l'insoluto è stato rilevato da TeamSystem Wellness
  • Tipo: è possibile filtrare per tipologia di pagamenti Carta o IBAN

• Nella nuova scheda Insoluti compare il dettaglio degli insoluti rilevati
• su Data insoluti compare la data dell'insoluti rilevata su TS Pay

Stampa

• E' possibile eseguire il report dei movimenti da Strumenti → Pagamenti digitali → menu stampa → movimenti selezionati

• Se al momento della stampa esce il messaggio

• è necessario eseguire l'abilitazione su Home → Ritorna a menu principale → Impostazioni → Operatori → Impostazioni Stampe
• selezionare la voce Finestra pagamenti digitali - MENU

• ed indicare i diritti desiderati

Abbonamenti Rinnovabili

• Con i pagamenti automatici è possibile gestire anche gli abbonamenti rinnovabili

PER INFO SUGLI ABBONAMENTI RINNOVABILI CLICCA QUI