Introduzione

• TeamSystem Wellness consente di comunicare in modo efficace con i propri utenti. Tra le varie possibilità offerte dal software la più interessante è quella del Short Message System (SMS).
• Il telefono cellulare è uno strumento di comunicazione straordinario in quanto consente di raggiungere ovunque e in qualsiasi momento la persona che lo possiede.
• Il messaggio viene recapitato in pochi secondi al destinatario il quale normalmente lo leggerà entro qualche minuto. Questo tipo di comunicazione ci garantisce la massima rapidità ed efficacia di comunicazione.

Disponibilità per versione IY

Attivazione del servizio

• L'attivazione del servizio SMS per TeamSystem Wellness è gratuita

• TeamSystem Wellness è compatibile con i servizi di:
  • Trendoo: https://www.trendoo.it/
  • Vencotel: http://sms.vencotel.it/
• l'acquisto degli SMS sarà gestito direttamente sul sito

• Per l'attivazione con Trendoo è sufficiente:
  • inviare una mail a wellness@teamsystem.com indicando l' HEADER personalizzato
    • si tratta del nome che si desidera visualizzare come mittente dell'SMS.
    • può essere lungo al massimo 11 caratteri
  • Una volta generato, riceverete una mail con le indicazioni per attivare il servizio su TeamSystemWellness

Impostazioni Invio SMS

• Accedere a Home --> Ritorna a menu principale --> Impostazioni --> Parametri --> Varie

• Indicare:
  • Internet tipo 3: se sono attivi gli SMS con Trendoo
  • Internet tipo 7: se sono attivi gli SMS con Vencotel

• Copiare il file SMS.DAT inviato da Inforyou nella cartella MANAGER

Impostazioni per Vencotel

• Per poterlo attivare il servizio SMS con Vencotel procedere così:
• Inviare una mail a info@tswellness.it per far creare l'SMS.DAT con la username e password usata per l'accesso a Vencotel
• Copiare il file SMS.DAT (generato da Inforyou) nella cartella MANAGER
• In Home → Ritorna a menu principale → Impostazioni → Parametri → Varie indicare INTERNET TIPO 7
• Verificare che nella cartella MANAGER sia presente il file InviaSMS7.exe

n.b. I numeri devono obbligatoriamente essere formattati come +XXYYYZZZZZZZ (es. +39340259687) 
altrimenti non vengono inviati (vincolo del servizio VencoTel)

• Per capire se le credenziali sono corrette accedere al sito sms.vencotel.it ed accedere con la login e la password fornite da Vencotel
• Per il sender Vencotel scrive ”Il nome che intendete far comparire come mittente dell’sms e che quindi inserite nel “sender” del gestionale, deve coincidere perfettamente con l’ALIAS che avete registrato dalla vostra pagina personale(comprese le maiuscole e gli spazi)”

Configurazione Header

Per configurare l'Header personalizzato è necessario impostarlo sulla gestione mittenti di trendoo andando sul sito di https://extranet.trendoo.it/ Occorre andare su

sms → gestione mittenti

Se non sono presenti mittenti:

Premi su "+ aggiungi un nuovo mittente"

Inserire i dettagli della ragione sociale:

Premi su "Richiedi Approvazione Mittente"

Utilizzo

• Dal punto di vista funzionale l'invio degli SMS può avvenire in due modalità:
  • tramite Internet
  • tramite un proprio telefono cellulare collegato al computer con l'apposito cavo

Invio cellulare tramite internet

• L’invio degli SMS richiede una connessione, diretta o indiretta, ad Internet attiva nel momento della spedizione
• Il numero di SMS residui verrà visualizzato automaticamente al termine di ogni invio; in caso di invio multiplo verrà visualizzato solo al termine dell’operazione.
• Questo tipo di invio è consigliato perché è molto stabile e sicuro. In condizioni normali gli SMS vengono consegnati entro un minuto.
• Per consentire l'invio di SMS tramite internet è necessario:
  • Richiedere l'sms.dat per l'attivazione gratuita del servizio
  • Acquistare la carica degli SMS come da documento inviato con l’attivazione
  • Nelle impostazioni per l’invio con il cellulare selezionare Internet tipo 3.
  • Se all'invio di un sms da errore run time 9 indice non compreso nell'intervallo controllare:
    • sms.dat corretto
    • se è stata cambiata la password di accesso al sito

Invio tramite telefono cellulare

• Per consentire l'invio di SMS tramite il proprio telefono.
• Il programma comunica con il telefono tramite la porta seriale (RS-232) del computer; per questo motivo è necessario acquistare l'apposito cavo di collegamento al computer
• Ogni modello di telefono ha un proprio cavo: rivolgersi al proprio negozio di fiducia per conoscere il tipo esatto di cavo da utilizzare specificando l'utilizzo che se ne farà. Alcuni cavi infatti sono adatti sono per trasferire loghi e suonerie ma non sono adatti a questo scopo.
• Nelle impostazioni per l’invio con il cellulare selezionare Generico o Cellulare generico collegato con cavo.
• Il costo di ogni SMS è quello previsto dal piano telefonico in utilizzo dalla SIM del telefono cellulare. Il numero di SMS spedibili dipende dal credito residuo: non è possibile inviare alcun SMS a credito esaurito.
• L'utilizzo del cavo è consigliato solo nei casi in cui non sia disponibile alcun collegamento Internet e si possieda già il cavo di connessione fra telefono e computer. In tutti gli altri casi è preferibile inviare gli SMS via Internet poiché si evitano i problemi legati alla comunicazione computer-telefono e alla ricezione del telefono stesso. Bassi livelli di ricezione potrebbero impedire il corretto funzionamento del servizio.

NOTA BENE: Non è prevista assistenza nel software di terze parti per l’invio con cellulare, questo significa che se il programma non funziona bisogna 
rivolgersi al fornitore del cellulare per provvedere a impostare la configurazione corretta. 

• Se nelle impostazioni per l’invio con il cellulare si seleziona File sarà generato un file txt che è possibile importare in eventuali programmi per telefono cellulare.

Scrivere un SMS

• Gli SMS hanno una lunghezza massima di 160 caratteri (Su Impostazioni --> Parametri --> Varie è possible abilitare l’invio di sms multipli nel caso il testo superi i 160 caratteri).

• Al loro interno è possibile inserire dei codici speciali che verranno sostituiti dal programma al fine di personalizzare il messaggio
• Per esempio, immaginiamo di scrivere un messaggio singolo al signor Rossi Mario
• Indicheremo nella colonna di sinistra il messaggio inviato e in quella di sinistra quello ricevuto.
  • Ciao %nome% --> Ciao mario
  • Ciao %Nome% --> Ciao Mario
  • Ciao %NOME% --> Ciao MARIO
  • Ciao %cognome% --> Ciao rossi
  • Ciao %Cognome% --> Ciao Rossi
  • Ciao %COGNOME% --> Ciao ROSSI

• E’ possibile utilizzare più codici nello stesso messaggio, ad esempio per inserire il nome e il cognome dell’utente
• I codici possono essere utilizzati anche nel caso di invii multipli dal modulo Marketing
• Ogni utente riceverà il messaggio con il proprio nome avendo la sensazione che il messaggio sia stato scritto appositamente per lui.
• Se si utilizzano i codici speciali bisogna tenere presente che il limite dei 160 caratteri è calcolato dopo l’eventuale sostituzione con il nome effettivo dell’utente. Lasciare dunque almeno 10-15 caratteri di sicurezza per evitare che i messaggi vengano troncati.

Suggerimenti

• Di seguito alcuni suggerimenti per il testo dell'SMS:
  • Utilizzare caratteri standard (evitare accenti, apostrofi, invio, ecc.)
  • Non inserire il nome della propria azienda se si utilizza l’header personalizzato per risparmiare caratteri
  • Non inserire il nr. di telefono o l’indirizzo e-mail come ultima parte del messaggio per evitare che venga tagliato se il messaggio supera il numero di caratteri consentiti (ES. PERCHÉ L’UTENTE HA UN NOME LUNGO O ANCHE IL SECONDO NOME).
  • Verificare il credito residuo prima dell’invio, altrimenti saranno inviati solo i primi SMS fino all’esaurimento del credito.
  • Verificare nel pannello di controllo su Internet le notifiche di consegna dei messaggi (delivery notification) per evidenziare quali numeri non sono più attivi ed eliminarli dall’anagrafica dell’utente. In questo caso richiedere l’aggiornamento del nuovo numero di SMS all’utente.
  • Scegliere un header personalizzato di 11 caratteri alfanumerici

Invio SMS dall'anagrafica cliente

• Per inviare un SMS ad un cliente specifico:
  • Posizionarsi nell’anagrafica di un utente
  • Cliccare su “Invia” a destra del numero di SMS
  • Andare su SMS → Controlla credito per verificare il credito residuo
  • Scrivere il messaggio
  • Cliccare su Invia

N.B. Qualora non venga visualizzato il credito residuo corretto, assicurarsi di aver utilizzato l’account fornito da InforYou (Inforyou_xxx).
E’ possibile richiedere a Trendoo il trasferimento del credito da un altro account.

Invio SMS massivi dal modulo marketing

• Per poter inviare SMS massivi è necessario disporre del modulo marketing
• Eseguire la ricerca desiderata
• Procedere con l'invio
• Di seguito un video che spiega come eseguire l'invio degli SMS per i clienti con certificato medico in scadenza

Per info sul modulo marketing CLICCA [QUI]!