Introduzione

• Con le competenze di Inforyou è possibile ottenere un foglio Excel con il calcolo dell'importo di competenza e dei ratei e risconti del periodo scelto.
• E' possibile eseguire il calcolo delle competenze su:
  • quota associativa
  • abbonamenti a periodo
  • abbonamenti a scalare
  • borsellino elettronico.

N.B. E' necessario che sul pc nel quale viene lanciata l'elaborazione sia installato Microsoft Excel

Disponibilità per versione IY

Reportistica Avanzata	STD	PRO	BUS	ENT
Attivazione modulo	✔	✔	✔	✔

Competenze

• Dalla versione 5.21.160 la sezione delle Competenze è stata divisa in 2 sezioni
  • Foglio Excel ratei e risconti: si tratta dell'attuale procedura con unico file Excel per il calcolo di ratei e risconti
  • Foglio Excecl statistica utilizzi: si tratta di un nuovo file Excel che esegue il dettaglio dei consumi relativi agli abbonamenti a scalare

Foglio Excel ratei e risconti

Elaborazione del foglio Excel ratei e risconti

• Per accedere alla funzionalità cliccare su Strumenti --> Competenze --> Foglio Excel ratei e risconti

• Nella finestra è possibile specificare una serie di filtri

Selezione servizi

• Selezionare i servizi per i quali si desidera calcolare la competenza
• E' possibile applicare il calcolo su:
  • quote associative
  • abbonamenti a periodo
  • abbonamenti a scalare
  • borsellino elettronico

• Sono considerati abbonamenti a periodo gli abbonamenti che hanno la spunta su SOLO SERVIZI COMPRESI

• Quota associativa
  • In base ai giorni : calcola la quota associativa ripartita in base ai giorni (es. Quota associativa inserita il 01/12/2018 scadenza 01/12/2019 se si stanno estrapolando le competenze del periodo 01/01/2018 - 31/12/2018 estrapolerà la competenza dal 01/01/2018 al 31/12/2018)
  • tutto alla data inserimento : calcola la quota associativa totalmente di competenza alla data inserimento (es. Quota associativa inserita il 01/12/2018 scadenza 01/12/2019 sarà considerata tutta di competenza del giorno 01/12/2018)
• Abbonamenti a periodo e a scalare illimitati
• Abbonamenti a scalare limitati
  • In base agli omaggi usati : ripartisce le competenze in base agli omaggi usati (N.B. Il calcolo dei gettoni USATI viene generato al lancio delle competenze, dunque per ottenere un dato corretto è necessario effettuare l'elaborazione il prima possibile) Es. se si calcolano le competenze dal dal 01/12/2018 al 31/12/2018 è consigliato lanciare l'elaborazione in data 01/01/2019
  • tutto alla data inserimento : associa la competenza degli omaggi alla data di inserimento del servizio (es. Un servizio inserito 01/12/2018 scadenza 01/12/2019 sarà considerata tutta di competenza del giorno 01/12/2018)
• Borsellino Elettronico

Competenza

• Selezionare le date di calcolo della competenza

Es: se desidero calcolare la competenza dell'anno 2016 dovrò impostare le date 01/01/2016-31/12/2016 in modo da trovare l'importo di competenza dell'anno 2016 e relativi ratei e risconti

Importo Documenti

• Indicare ciò che si desidera visualizzare sulle schede Abbonamenti a periodo e Abbonamenti a scalare in merito ai documenti collegati all'abbonamento
• E' possibile scegliere fra:
  • Tutti i documenti collegati (considera l'importo di tutti i documenti anche inseriti fuori dal periodo di competenza)
  • Documenti emessi nel periodo di competenza (considera solo i documenti emessi all'interno del periodo di competenza)

Filtri abbonamenti

• Selezionare questo filtro se si desidera considerare solo gli abbonamenti venduti in un determinati periodo

Se si vogliono considerare gli abbonamenti venduti in qualsiasi momento non è necessario impostare questo filtro

Iva Scorporata

• Se selezionato, il sistema provvederà automaticamente a calcolare l'importo al netto dello scorporo dell'IVA

Tipo Pagamento

• É possibile specificare quali tipologie di pagamento considerare nel calcolo della competenza

Azienda Fiscale e centro di ricavo

• É possibile eseguire un filtro per:
  • Azienda fiscale
  • Centri di ricavo

Considera date inizio e fine originale

• Indicando la spunta su Utilizza date inizio e fine originali senza considerare le sospensioni non verranno conteggiate le sospensioni abbonamento e non verranno visualizzati i giorni di sospensione

Esempio
- Verdi Giuseppe acquista un abbonamento mensile dal 10/01/2019 al 09/02/2019
- Effettua una sospensione di 4 giorni dal 17/01/2019 al 20/01/2019
:
Eseguendo il calcolo competenze ottengo:
- Data Inizio col calcolo sospensione
- Data Fine col calcolo sospensione
La valorizzazione sul campo Giorni sospensione
:
Indicando la spunta su Utilizza date inizio e fine originali senza considerare le sospensioni ottengo:
- Data Inizio originale (al valore prima delle sospensioni)
- Data Fine originale (al valore prima delle sospensioni)
- La valorizzazione sul campo Giorni sospensione è 0
:

Abbonamenti Inseriti dall'azienda

• Nel caso di Multiazienda, considera solo gli abbonamenti inseriti dall'azienda per la quale si sta eseguendo il calcolo

Esportazione

• Una volta impostati i filtri, per procedere è sufficiente cliccare su "Calcola"

N.B. Se ci sono molti dati da estrarre l'elaborazione potrebbe essere piuttosto lunga (anche qualche ora)7

Salvataggio diretto del file Excel

• Dalla versione 5.12.113 alla pressione del tasto Calcola

• verrà richiesto il percorso di salvataggio del foglio Excel
• In questo modo si evita il pericolo di chiudere inavvertitamente il file al termine dell'elaborazione

• Al termine della procedura apparirà il messaggio

• e sarà presente il file nel percorso scelto precedentemente

Struttura file Excel ratei e risconti

• Alla fine dell'elaborazione si aprirà automaticamente un documento di Excel
• E' presente 1 foglio per ogni settore
  • Quota associativa
  • Abbonamenti a periodo
  • Abbonamenti a scalare
  • Borsellino elettronico

Foglio quota associativa

Per ogni riga viene riportato:

• Cliente'Testo in grassetto'
• Data inizio e fine della quota associativa
• Giorni totali: intervallo di giorni dalla data inizio alla data di fine della quota
• Importo totale: Importo della quota associativa
• Data inizio competenza e data fine competenza: periodo incrociato al perioso di competenza inserito nella form di selezione
• Giorni di competenza: intervallo di giorni dalla fata inizio alla data fine di competenza
• Importo competenza: importo dato dall'importo totale diviso i giorni totali per i giorni di competenza
• Incassato nel periodo di competenza: totale dei movimenti di cassa del cliente trovati nell'intervallo del periodo di competenza, relativi al serizio quota associativa
• Rateo: importo che misura la quota di costo o di ricavo di competenza del periodo
• Risconto: importo che misura la quota di costo o di ricavo di competenza del periodo successivo. La quota associativa genererà solo risconti perchè il periodo di competenza sarà sempre futuro.

Es: Competenza del 2008 e 2009 per una quota associativa di € 50,00 valida per il periodo 01/09/2008 - 31/08/2009

Foglio abbonamenti a periodo

Per ogni riga viene riportato:

• Dati relativi all'abbonamento
  • Categoria, abbonamento e tipo
• Dati relativi al Centro di ricavo dell'abbonamento
  • Codice: Codice della categoria del centro di ricavo
  • Categoria CDR: Categoria del centro di ricavo
  • Codice CDR: codice del centro di ricavo
  • CDR: descrizione del centro di ricavo
• Cliente
• Prima parte (azzurrina): dati generali abbonamento
  • Data inizio, data fine giorni festivi e di sospensione dell’abbonamento
  • Giorni effettivi: intervallo di giorni dalla data inizio alla data fine dell’abbonamento
  • Importo totale: importo dell’abbonamento
• Seconda parte (rosetta): competenza dall’inizio dell’abbonamento alla fine del periodo inserito
  • Data inizio, data fine giorni festivi e di sospensione dell’abbonamento dall’inizio dell’abbonamento alla fine del periodo inserito
  • Giorni effettivi: intervallo di giorni dalla data inizio abbonamento alla data fine di competenza
  • Importo competenza: importo di competenza dell’abbonamento
  • Incassato totale: incassato nel periodo indicato
• Terza parte (verdino): competenza del periodo inserito
  • Data inizio, data fine giorni festivi e di sospensione dell’abbonamento nel periodo inserito
  • Giorni effettivi: intervallo di giorni nel periodo inserito
  • Importo competenza: importo di competenza dell’abbonamento
  • Incassato: incassato nel periodo indicato
• Quarta parte (rosa): ratei e risconti
  • Rateo: importo che misura la quota di costo o ricavo di competenza del periodo.
  • Risconto: importo che misura la quota di costo o ricavo di competenza del periodo successivo
• Parte conclusiva con note
  • Sospensioni
  • Note abbonamento
  • Note
• Parte relativa ai documenti
  • Azienda
  • Documento
  • Importo documenti totale
  • Importo borsellino
• IDUtente

Es. competenza del 2008 e del 2009 e del 2010 per un abbonamento di € 2.400,00 valido per il periodo 01/09/2008 – 01/09/2010 con pagamento di € 1.200,00 nel 2008 e altri € 1.200,00 nel 2009:

Foglio abbonamenti a scalare

Per ogni riga viene riportato:

• Competenza: anno di competenza dell’abbonamento
• Valore omaggi totale: valore dei servizi compresi nell’abbonamento
• Importo totale: importo dell’abbonamento
• Valore omaggi usati: valore dei servizi usati dell’abbonamento
• Importo omaggi usati: importo dell’abbonamento in proporzione dei valori dei servizi usati
• Incasso totale: incassato totale per l’abbonamento
• Incassato nel periodo: incassato nel periodo indicato
• Rateo: importo che misura la quota di costo o ricavo di competenza del periodo.
• Risconto: importo che misura la quota di costo o ricavo di competenza del periodo successivo

• Nel caso di gettoni generali si sistema calcola il costo medio dei gettoni.
  • Gli abbonamenti a scalare solo quelli con l'opzione "solo servizi compresi" nella definizione servizi di inforyou.
  • Gli abbonamenti a scalare vendono calcolati in base al numero di servizi compresi consumati al valore del singolo servizio (prenotazione, gettone o agenda).

Foglio borsellino

• Per ogni servizio viene riportato:

• • Cliente e Tipo di Borsellino
  • Versamenti reali, omaggio ed il saldo
  • Prelievi reali, omaggio ed il saldo
  • Saldo reali, omaggio ed il saldo ad oggi
  • Eventuale scadenza borsellino
  • IDUtente

Foglio Excel statistica utilizzi

Elaborazione del foglio Excel statistica utilizzi

• Per accedere alla funzionalità cliccare su Strumenti --> Competenze --> Foglio Excel statistica utilizzi

• Verranno elaborati gli abbonamenti a scalare quindi dove nella tipologia abbonamento è indicato Solo servizi compresi

• Possono essere indicati una serie di filtri:
  • Validità Dal Al: indicare il periodo di validità degli abbonamenti
  • Inserimento Dal Al: indicare un dato se si desidera filtrare gli abbonamenti venduti in un determinato periodo. In alternativa è possibile lasciare il filtro vuoto
  • Visualizza solo abbonamenti consumati nel periodo di validità: indicare se si desidera estrarre solo gli abbonamenti con consumi nel periodo di validità
  • Solo abbonamenti inseriti dall'azienda: in caso di multiazienda è possibile considerare solo gli abbonamenti inseriti dall'azienda con la quale è stata fatta la login
  • Azienda fiscale: selezionare un dato nella combo solo se si desidera filtrare un azienda fiscale in particolare
  • Centri di ricavo: indicare un eventuale selezione dei centri di ricavo associati all'abbonamento
  • N.B. Verranno considerati solo i pacchetti non illimitati (quantità = 999)

• Quando si clicca su CALCOLA verrà chiesta la destinazione e il nome del file Excel elaborato

Struttura file Excel ratei e risconti

• Nel foglio Utilizzi comparirà il filtro selezionato

• Nel foglio Abbonamenti a scalare comparirà il dettaglio degli utilizzi

• Questo il dettaglio delle colonne:
  • Nr. totale: indica il numero totale degli omaggi / servizi
  • Valore totale: indica il valore totale dell'abbonamento
  • Valore unitario: indica il valore di ogni singolo omaggio / servizio
  • Pagato totale: indica il valore pagato fino ad ora dell'abbonamento
  • Nr. non utilizzati: indica il numero di omaggi / servizi non ancora utilizzati alla fine dell'abbonamento
  • Valore non utilizzati: indica il valore di omaggi / servizi non ancora utilizzati alla fine dell'abbonamento

• Dalla colonna S compare la seguente suddivisione:
  • Nr usati: c'è una colonna per ogni mese ricercato nel periodo di validità e indica il numero di omaggi / servizi compresi usati in quel mese
  • Valore usati: c'è una colonna per ogni mese ricercato nel periodo di validità e indica il valore degli omaggi / servizi compresi usati in quel mese